Документы по зарплате как подшить

Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Что и где хранить

Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту.

Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок.

Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.

Каждую папку с документами следует подписать, например:

ООО «Солнышко»

СЧЕТА-ФАКТУРЫ ПОЛУЧЕННЫЕ

3 квартал 2014 года

На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся.

В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать.

Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.

Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

Кассовые документы

Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него.

Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу.

Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.

Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

Накладные, акты и счета-фактуры

Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.

Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

https://www.youtube.com/watch?v=-M8FD4tbR9M

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

Документы по зарплате

На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника.

В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки.

Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.

Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

Прошивать или не прошивать?

Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

1. Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
2. Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел. При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.
3. На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
4. Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.

Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ).

Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).

Про входящие первичные документы можно прочитать здесь.

О хранении документов в архивах написано тут.

Источник: http://pommp.ru/buhgalterskiy-uchet/papki-v-buhgalterii/

Как подшивать доки по зарплате

• №Т-2 «Личная карточка работника»,
• №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.

• №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.

• №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

• Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

• Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

• Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения — до востребования. Не востребованные — 75 лет.

• Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет).
Срок действия – до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г.

Как подшить документы по зарплате

Срок хранения 75 лет.

• №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

• №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки.

Как подшивать документы по заработной плате

О.

, табельный номер, далее по числам месяца в столбцах 4 и 6 в верхней строке указывается код, обозначающий явку на работу или причину неявки, в нижней строке — количество отработанных часов в этот день, сверхурочные часы отмечаются через дробь. Столбцы 5 и 7 предназначены для отражения суммы дней посещений и фактически отработанных часов за каждые полмесяца. В графах отсутствующих чисел месяца проставляют знак «Х».

По правилам можно заполнять клетки как всех дней месяца, так и только дней, отличных от обычного рабочего дня (отпуск, больничный), оставляя клетки обычного рабочего дня пустыми.

https://www.youtube.com/watch?v=TPlgAu7TP7Q

Раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» состоит из двух страниц.

Как правильно подшивать документы по заработной плате

• либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
• либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
• либо арестом на срок до 6 месяцев,
• либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Ведь если уничтожить документы раньше срока, нечем будет оправдать затраты. При проверке налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, доначислят налоги, штрафы и пени. Поэтому отсчитывать срок хранения надо безукоризненно.

Как и сколько хранить документы

Есть три нормативных документа, которые регулируют сроки хранения бумаг:

– перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.
№ 558. Он достаточно большой, но бухгалтеру нужны для работы только три раздела: 4 «Учет и отчетность», 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».

Если вы заглянете в кодекс, закон и приказ Минкультуры, то увидите, что каждый из них утверждает разный срок хранения одних и тех же бумаг.

• Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет.

Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

• Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.

Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

• Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.

Как подшивать документы по зарплате в архив

Т-12.

Форма Т-13 представляет собой только титульный лист и раздел 1 по учету рабочего времени формы Т-12. Тогда предполагается, что бухгалтер ведет учет зарплаты в других регистрах.

Платежно-расчетная ведомость

Следующий блок первичных документов по учету заработной платы:

• расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
• расчетная ведомость (форма Т-51);
• платежная ведомость (форма Т-53).

ВАЖНО! Отражать суммы начисленной зарплаты необходимо только в унифицированных формах.

Как видно из названий, форма Т-49 является объединением форм Т-51 и Т-53, поэтому бухгалтер составляет или одну расчетно-платежную ведомость, или расчетную ведомость и платежную ведомость.

Расчетно-платежная ведомость применяется для расчета и выплаты заработной платы наличными из кассы предприятия.

Сколько хранить документы

не менее пяти лет (или постоянно*, если компания не сдает годовую отчетность)

– полугодовая и квартальная;

пять лет или постоянно* при отсутствии годовых; постоянно*;

год или постоянно* при отсутствии иной отчетности

Сохранность документов налогового учета нужно обеспечить строго в течение четырех лет. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. При этом четыре года нужно отсчитать со следующего дня после окончания налогового периода (года или квартала), в котором компания использовала этот документ.

К примеру, у вас на руках комплект от поставщика – счет-фактура и товарная накладная.

Дата выписки документов – 10 августа 2015 года. Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом. Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете.

ТК РФ).

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

• Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.

Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

• Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.
Срок хранения 75 лет.

• №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя. Срок хранения 3 года.

• №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников. Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

• №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
• №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации.

Источник: http://helper-dom.ru/kak-podshivat-doki-po-zarplate

Как правильно подшить ведомости по зарплате

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС. Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы.

А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы.

имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения.

Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение.

Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

К документам по личному составу, имеющим долговременный

О хранении платежной ведомости

платежные ведомости нужно хранить 50 лет. Вопрос: что подшивать к кассовому отчету, если кассовые документы хранятся 5 лет? Отвечает Ирина Пояркова, экспертПлатежная ведомость прилагается к РКО на выплату заработной платы в обязательном порядке.

В расходно-кассовом ордере по строке «Приложение» указывается платежная ведомость (Указания по оформлению кассовых операций, утвержденные от 18 августа 1998 г.

N 88). Проверенную подписанную бухгалтером ведомость кассир подшивает вместе с расходным ордером в отчет кассира.

Как подшивать бухгалтерские документы

Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, тот, что разрабатывает организация и заявляет в своей учетной политике.

Всякий основной бухгалтер организации сам решает, как беречь документы . Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от метода организации бухгалтерского учета.

Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для мелких предприятий.Вам понадобится

1. – первичные документы.
2. – папки-регистраторы,
3. – Папки-скоросшиватели,

1. Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как водится, применяется в программах автоматизации бухгалтерского учета.

На весь журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год.2.

Тема: Формирование дел с лицевыми счетами работников

Лицевые счета работников по заработной плате формируются в самостоятельные дела в пределах календарного года с расположением фамилий работников в строгом алфавитном порядке.

В случае если толщина дела превышает 2,5 см. его разбивают на тома с обозначением в заголовках каждого тома букв алфавита фамилий работников, которые включены в данный том. Все документы (копии приказов, справки, заявления, расчёты начисления денежных сумм), прикладываемые к лицевому счёту, при архивном формировании дела изымаются.

Во многих организациях лицевой счёт работника может вестись не за один год, а за несколько лет подряд (как правило, в организациях с небольшим штатным составом).

При этом в карточки лицевого счёта с обратной стороны подклеиваются распечатки (компьютерные) по заработной плате за несколько лет подряд.

Такие дела переформированию не подлежат и рассматриваются как единый комплекс документов по лицевому счёту работника за несколько лет.

Как сшивать документы

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним.

Для этого документы прошивают.

Это занятие требует аккуратности и внимательности.

и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
2. Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.
3. ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

1. счета — фактуры;
2. авансовые отчеты;
3. штатное расписание;
4. акты выполненных работ;
5. кассовая книга;
6. ведомости
7. накладные;
8. приказы личного и общего состава;
9. путевые листы;

Совет 1: Как подшивать бухгалтерские документы

Автор КакПросто! Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, который разрабатывает организация и утверждает в своей учетной политике. Каждый главный бухгалтер организации сам решает, как хранить документы.

Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета. Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для малых предприятий.

1. Как подшивать личные дела Вопрос «Как найти работу в IT сфере без профильного образования» — 3 ответа Вам понадобится
2. Как подшивать договоры в 2019 году
3. Как подшивать бухгалтерские документы

Вход на сайт

Рубрика: Ответов: 38 Вы можете тему в список избранных и на уведомления по почте.

4 След. → Последняя (4) »

Беларусь, Минск Написал 17697 Репутация:

Группа: 23 марта 2012, 15:46 @[email protected]@siy писал(а):На сколько я понимаю вы в конце года ее печатаете, сшиваете, и заверяете подписями и печатями??ну если честно. ничем не заверяю

Только своей подписью.

Но если сошьете, заверите у директора, поставите круглую печать, то будет вообще красиво )) Не вникайте вы в эти мелочи, главное, чтоб при проверке в бюджет нечего было снять с фирмы и с вас лично

Это и будет значить, что вы профессионал.

Как правильно сшивать зарплатные документы

Срок хранения – постоянно.

• Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет. Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

• Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности. Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

• Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.

Все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую по ссылке нужно хранить не менее пяти лет ст.

Каких-либо исключений для реорганизованных организаций правильно не содержит.

А значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке. По общим правилам при реорганизации организации-правопреемнику переходят все имущество и обязательства реорганизованной как ст.

При этом организация-правопреемник на такое госрегистрации новой организации составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованной организации.

Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив п.

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Как сшивать документы правильно

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Как сшивать документы на фирме

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол.

Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

4 дырки

Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем.
Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см.

Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа.

В Законе о бухучете сказано, что компания должна хранить первичные документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года.

Внимание

Так написано в пункте 1.4 раздела I перечня из приказа Министерства культуры.

Получается, что хранить бухгалтерские документы (первичку, финансовую отчетность и регистры) нужно как минимум в течение пяти лет. Но этот срок может быть и больше, если этого требует перечень из приказа Минкультуры (см.

Источник: https://kvizroom.ru/kak-pravilno-sshivat-zarplatnye-dokumenty

Как правильно подшить документы по зарплате для сдачи в архив

Итак, мой мастер-класс по сшиванию документов предназначен исключительно для любителей, в распоряжении которых есть пара прямых и растущих откуда нужно рук и кое-какие предметы и материалы.

Наша цель – оформить дела в картонную обложку а) правильно, б) быстро, в) бюджетно, г) по возможности, красиво. Фото-урок в дешевую покупную обложку смотрите по ссылке.

Как сшить дело постоянного хранения в картонную обложку из магазина — .

Для более серьезных документов, которые будут храниться долго, а тем более в государственном архиве, такой способ вряд ли подойдет.

Чтобы прошить его, нам понадобятся: • обыкновенная дрель или мощный дырокол (мощный – это тот, в который помещается за один раз 150 и более листов); • картонная обложка «Дело №» (самый дешевый вариант; если удастся найти картон такого же качества формата А4, то будет еще проще: не нужно кроить);

Как правильно сшивать документы

Начинают нумерацию с цифры 1.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью. Как правильно заполнить рассказано здесь.

Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной .

Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной . Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать.

Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно! Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.

• Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
• Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона.

  Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

1. Количество листов в подшивке.
2. Название организации.
3. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
4. Номер тома.
5. Срок хранения.
6. Индекс дела.
7. Дата составления подшивки.
8. Заголовок дела.

Опись Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

1. Дата подшивки.
2. Название документа.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Термины и определения».

Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г.

N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

1. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
2. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;

Как правильно архивировать бухгалтерские документы

Листы нумеруются.

Наиболее ценные документы, которые нельзя сшивать, складывают в папки или коробки. Это могут быть сертификаты, лицензии и т.п. На обложке дела тушью пишут опознавательные реквизиты: номер, индекс, название, период. Именно эти данные отражаются потом в картотеке, и по ним архивариусы осуществляют поиск.

В начало каждого дела вкладывают внутреннюю опись (в случае, если название самого дела не раскрывает содержания), а также составляют заверительную надпись с подписями ответственных лиц и скрепляют печатью организации.

Для всех передаваемых в архив дел нужно составить общую опись, по которой сотрудник архива будет принимать у вас документы. И помните, что за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена ответственность, которой можно избежать благодаря подходу к процессу архивированию бухгалтерских документов.

Зачем вам платить штрафы за документы десятилетней давности, о которых вы и думать забыли?

Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы (Демидов Г.И.)

На основании ч.

1 ст.

17 данного Закона организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

Источник: https://bezzakonu.ru/kak-pravilno-podshit-dokumenty-po-zarplate-dlja-sdachi-v-arhiv-63963/

Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

• Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
• ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
• Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

• штатное расписание;
• приказы личного и общего состава;
• накладные;
• счета — фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• авансовые отчеты;
• путевые листы;
• ведомости по заработной плате;
• другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Порядок оформления 

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело».

Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем.

Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

• классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
• с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
• посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
• с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты: 

• иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
• плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
• обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
• бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель; 
• канцелярский клей;
• ножницы.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из: 

• систематизации документов;
• нумерации;
• сшивания документации в одну папку;
• заполнения описи;
• оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело.

На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения.

Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу. 

Заверение документов

Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

• 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
• 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
• 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
• 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
• 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
• 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным. 

Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия.

Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы.

В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Источник: https://www.b-kontur.ru/enquiry/528-kak-sshivat-dokumenty