Приказ об упорядочении документооборота на предприятии

Инструкция по делопроизводству это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

1. Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
2. Подготовка текста.
3. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
4. Утверждение.
5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В обязательном порядке он должен содержать:

• полное и краткое наименование организации;
• название документа;
• регистрационный номер;
• дату издания;
• заголовок;
• текст;
• подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В приказ включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, а также сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение.

Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства».

Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

Текст поручительной части может быть разделен на несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица.

Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству представлен ниже.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с текстом акта под роспись. Для этого может быть составлен лист ознакомления или использован журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством приказа руководителя.

При этом общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу.

Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

m.ppt.ru

Приказы в организации виды и особенности

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть ctrlenter, щоб повідомити нас про це і безкоштовно отримуйте на пошту електронні версії свіжих статей, новини і акції нові правила діловодства організація документообігу та виконання документів нові правила діловодства у державних органах і органах місцевого самоврядування використання будь-яких матеріалів, розміщених на сайті, дозволяється за умови посилання на портал buhgalter. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверки и обработки документом, выполняющиеся каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями. Среди новшеств обязательный вводный инструктаж недавно принятых на работу сотрудников и проведение учений по го.

Кстати, график документооборота это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период (месяц, квартал, год) составляет.

Существенным пунктом такого положения является распределение полномочий между сотрудниками по ведению отчетности на местах, и сбору информации или в специальный отдел или старшему по делопроизводству, обычно к главному бухгалтеру предприятия.

Положение о документообороте как документ может быть создано на самом предприятии с учетом специфики трудовой деятельности, руководствуясь инструкцией от г.

• Доверенность на получение выписки из банка
• Образец заполнения анкеты форма 4 для допуска к гостайне
• Представление на учителя на соответствие занимаемой должности образец
• Акт порчи имущества при затоплении образец
• 442 постановление правительства рф об электроэнергетике

посреди новшеств неотклонимый вводный инструктаж не так давно принятых на работу служащих и проведение учений по го.

Количественному учету подлежат все без исключения документы поступившие (в том числе нерегистрируемые), отправляемые и внутренние.

График документооборота является одним из частей системы внутреннего контроля п. Просто в данном случае все характеристики в отчетности будут нулевые.

веб-сайт представляет верно структурированную, направленную на определенную тематику информацию для директоров и управляющих компаний, бухгалтеров, юристов, банкиров, программистов. Приказы о наложении взысканий на работников приказы (распоряжения) о.

Образцы приказов — документооборот на

Львиная толика документов первичка, которая непременно должна пройти через бухгалтерию. Если да, то используйте 2-ой эталон в случае необходимости можно дополнительно добавить в приказ поручения, сроки, определенных исполнителей.

В целях формирования сезонной коллекции обуви весна-лето-2002 и в согласовании с методикой проведения рекламных исследовательских работ, утвержденной генеральным директором г.

Для управляющего принципиально организовать на предприятии. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества баринова о.

Вающим деятельность компаний различных форм принадлежности и.

аннотация по делопроизводству обычно действует в организации в течение долгого периода времени (хоть несколько лет). истинное положение о документообороте создано и утверждено для внедрения в (дальше — положение (.

Документооборот это движение служебных документов в учреждении от даты. При этом на документе делается отметка о снятии с контроля. Не забудьте раздельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам.

к примеру, должностная аннотация кладовщика после внесения конфигураций может смотреться так (конфигурации выделены курсивом).

domelochei.com

Унифицированные формы к применению не обязательны

Понятно, что деятельность любой организации следует регламентировать. Все факты хозяйственной деятельности должны быть документально подтверждены. Без правильно организованного документооборота деятельность компании затруднительна.

Более того – такой подход опасен! Документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни, требуют на проверках контролирующие органы – трудовая инспекция, налоговая инспекция и т. д.

Поэтому приказом по предприятию нужно утвердить порядок организации документооборота.

Источник: https://advokat343.ru/obrazec-prikaza-po-dokumentooborotu/

Приказ о Документообороте Входящей и Исходящей Документации в Организации Образец

О введении в действиеПоложенияо документообороте

г. ____________ «___» ____________ 200___г.

С целью упорядочения документооборота и организации делопроизводства

и строгого учета всей документации в группе компаний

1. Ввести в действие настоящее Положение о документообороте.

2. Руководителям структурных подразделений:

— принять к неукоснительному выполнению правила настоящего

— провести работу по ознакомлению работников своих подразделений с

правилами Положения по работе с документами;

— выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в

— возложить ответственность за организацию и состояние

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону+7 800 350-23-69 доб. 504 (консультация бесплатно)

делопроизводства в структурном подразделении на его руководителей.

3. Возложить на секретариат организационно-методическое руководство

и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его

4. Секретариату сделать _________ (количество) копий Положения для

руководителей структурных подразделений.

5. Отделу хозяйственно-технического обслуживания заказать в возможно

короткие сроки необходимое количество экземпляров Положения для

использования в работе.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на

Генеральный директор _____________________(Ф. . )

от «___» _______ 200__г.

__________________ (наименование организации)

1. Общие положения

1. 1. Настоящее Положение устанавливает единый и обязательный для всех работников порядок ведения и организации документооборота.

1. 2. Положение разработано в соответствии с задачами, стоящими перед Компанией, с учетом Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), законодательством Российской Федерации по архивному делу — ГОСТ Р 6. 30-97 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определение».

1. 3. Правила, предусмотренные настоящим Положением, обязательны для всех работников группы Компаний.

1. 4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на руководителей структурных подразделений.

1. 5. Непосредственное ведение и контроль исполнения делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц, которым специально поручена эта работа (секретари) руководителем подразделения.

1. 6. Организационно-методическое руководство, непосредственное ведение и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его дальнейшее совершенствование осуществляет секретариат компании.

В этих целях секретариат инструктирует работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях компании, периодически проводит проверки состояния делопроизводства в подразделениях.

1. 7. Требования работников секретариата по вопросам организации и ведения делопроизводства, контроля исполнения документов, а также по обработке документов обязательны для исполнения всеми подразделениями и должностными лицами компании. Спорные вопросы и конфликты по вопросам организации и ведения решаются юридической службой совместно с секретариатом.

1. 8. поступающих и подготовленных в структурных подразделениях документов и материалов не подлежит оглашению лицам, не имеющим к ним отношения.

1. 9. Настоящим Положением устанавливается смешанная система организации и ведения делопроизводства, сочетающая в себе принципы централизации и децентрализации при работе с документами.

1. 10. Централизованно (через секретариат) осуществляются:

— организационное и методическое руководство постановкой делопроизводства в компании;

— регистрация входящих и исходящих документов;

— передача структурным подразделениям компании поступающих и внутренних документов;

— контроль за прохождением и исполнением документов, анализ корреспонденции;

— хранение документов в текущих делах и архиве компании.

1. 11. Децентрализованно в структурных подразделениях компании выполняются следующие операции с документами:

— подготовка, оформление и исполнение входящих, исходящих и внутренних документов;

— согласование подготовленных документов;

— представление информации по документам и снятие их с контроля;

— хранение и исполнение документов, находящихся в текущей работе.

1. 12. Руководители структурных подразделений должны ознакомить принятых работников со структурой компании, задачами и характером работы подразделений, а также с установленным порядком работы с документами и другими требованиями настоящего Положения.

Образец журнала регистрации входящих документов Для чего нужен журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

• журнал регистрации входящих документов;
• журнал регистрации исходящих документов;
• журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется.

Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета:

• минимум опечаток,
• удобный поиск и чтение,
• проверка программой на корректность вводимых данных,
• возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Графы журнала регистрации входящих документов

1. Дата регистрации только текущая (фактическая).
2. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек.

   При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.

3. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т. . .
4. Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф. . . создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
5. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
6. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
7. . Краткое изложение целевого назначения документа.
8. Количество листов, в т. ч.

   приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.

9. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
10. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан).

    Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве. ранит информацию о просителе: Ф. . , возможно должность или структурное подразделение.

    При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов. При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.

11. Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении.

    В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.

12. Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Читайте на сайте «Россия-Украина»:

Источник: https://Russia-Ukraine.com/prikaz-o-dokumentooborote-vhodjashhej-i-p07/

В целях упорядочения документооборота между отделами

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки. 2.6.6. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости — работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования. 2.6.7. Работа с документами в структурных подразделениях Организации осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Организации, его заместителей, руководителя структурного подразделения. 2.6.8.

Квартирный ряд

Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП. Он должен соответствовать следующим требованиям:

• создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
• может быть представлен в бумажной форме;
• содержит все обязательные атрибуты;
• имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии.
Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

Как упорядочить документооборот?

Внимание Существует три вида контроля:

• текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
• предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
• итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

• Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело.

Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность.

Важно

Организация документооборота ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, кон­троль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив. Документооборот — это движение документов в орга­низации с момента их создания или получения до от­правки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный докумен­тооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффек­тивности работы аппарата управления ГСДОУ установле­ны и закреплены единые требования к организации рабо­ты со всеми документами в организациях.

Организация делопроизводства и документооборота в организации

Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:

• обратный адрес есть только на нём;
• конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
• дата написания и время отправления бумаг отличаются;
• на конверте имеются пометки отправителя.

Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере.

• Предварительное рассмотрение.

На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю.

В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.

В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа: 1) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению; 2) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию; 3) утверждение документа уполномоченными лицами; 4) ознакомление с документом ответственных исполнителей; 5) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату); 6) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе; 7) контроль за исполнением документа; 8) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения; 9) сдача и оформление документов в архив на хранение.

Порядок прохождения входящих документов

Поступившие электронные документы и документы, включаемые в систему электронного документооборота Организации, регистрируются в электронной карточке следующим образом: (указать порядок регистрации и перечень сведений о документе в зависимости от используемых программ). 2.4.5. Сканированию подлежат следующие поступившие в Организацию на бумажном носителе документы: .

Электронные образы сканированных и зарегистрированных документов подлежат включению в систему электронного документооборота в качестве копий документов. 2.5.

Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей.
2.5.1.

Зарегистрированный документ передается тому руководителю (исполнителю), в адрес которого он поступил, а при несовпадении компетенции адресата и содержания документа — передается компетентному руководителю (исполнителю).

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Они составляются для следующих целей:

• в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
• в виде запроса для последующего получения ответа.

Они подготавливаются на основании внутренних документов.

• Внутренние. Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

• Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг.

Положение о документообороте организации (примерная форма)

Извне в организацию поступают документы, внутри требуется также создавать документы, часть из которых носит регламентированный и обязательный характер. Простой график документооборота организации — пример того, как делают обычно все.

Положение о правилах работы, распорядке дня, обязанностях сотрудников — обычная норма вещей, но очень мало кто занимается разработкой «Положения о информационной системе организации».

С объективной точки зрения руководители организации могут руководствоваться чем угодно, писать какие угодно положения и должностные инструкции.

Но только от того, насколько внутренний нормативный арсенал соответствует требованиям реальной действительности, зависит эффективность и практичность этого нормотворчества.

При функционировании системы автоматизированной обработки информации, в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

2.5.

Сдача дел в ведомственный архив. Сдача дел в ведомственный архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения.

Важно найти «золотую середину», чему способствует правильная постановка целей составления внутренних документов. Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение. При создании документ составляется, оформляется, согласовывается и подписывается.

Обращение документа означает его регистрацию, передачу на исполнение или отправку адресату, копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения.

Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на хранение, а также хранение в архиве.

Источник: http://yuridicheskaya-praktika.ru/v-tselyah-uporyadocheniya-dokumentooborota-mezhdu-otdelami/

Об утверждении Порядка документооборота по контрактам и договорам, Приказ Минкультуры России от 03 февраля 2004 года №183

В целях упорядочения документооборота по контрактам и договорам, заключенным по разделу 15 подразделу 02 “Кинематография”
приказываю:

1.

Утвердить прилагаемый Порядок документооборота по контрактам и договорам, заключенным по разделу 15 подразделу 02 “Кинематография”.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Министр
М.Е.Швыдкой

Порядок документооборота по контрактам (договорам), заключенным по разделу 15 подразделу 02 “Кинематография” (в части производства национальных фильмов)

УТВЕРЖДАЮПервый заместительМинистра культурыРоссийской ФедерацииА.А.ГолутваУТВЕРЖДАЮЗаместитель Министракультуры Российской Федерации

В.С.Малышев

В целях обеспечения своевременного выполнения обязательств Минкультуры России по договорам с контрагентами-исполнителями программных мероприятий и работ для нужд кинематографии устанавливается следующий порядок представления документов по разделу 15 подразделу 02 “Кинематография”

1.

Департамент государственной поддержки кинематографии заключает в установленном порядке государственный контракт (договор) в соответствии с решениями Конкурсной комиссии Министерства культуры Российской Федерации и представляет оригинальный экземпляр контракта (с приложениями к нему) в Управление бухгалтерского учета и ревизий в течение трех дней после его соответствующей регистрации.

Ответственный сотрудник Управления бухгалтерского учета и ревизий расписывается о приеме контрактов (договоров) и дополнений к ним в перечне контрактов (приложение N 1), представленном ответственным сотрудником Департамента государственной поддержки кинематографии.

2. Департамент государственной поддержки кинематографии на основании предельных объемов финансирования кинематографии, ежемесячно доводимых Департаментом экономики, распределяет средства федерального бюджета по исполнителям мероприятий и работ.

Распределение средств (далее по тексту – Распределение) (приложение N 2) подписывается руководителем Департамента государственной поддержки кинематографии и утверждается первым заместителем Министра культуры Российской Федерации, курирующим кинематографию. В Распределение включаются только контракты (договора), зарегистрированные в Управлении делами.

На оплату контрактов, зарегистрированных после представления Распределения, составляется дополнение к Распределению на текущий месяц. Включение в Распределение мероприятий без регистрации контрактов (договоров) не допускается.

Указанное Распределение представляется в Управление бухгалтерского учета и ревизий в недельный срок после получения от Департамента экономики предельных объемов финансирования кинематографии.

При производственной необходимости в Распределение вносятся в письменном виде изменения (приложение N 3).

Департамент государственной поддержки кинематографии представляет в Управление бухгалтерского учета и ревизий утвержденные Продюсером и согласованные руководителем Департамента государственной поддержки кинематографии оригинальные экземпляры актов о завершении соответствующего периода производства фильмов.

3.

Управление бухгалтерского учета и ревизий на основании представленных Департаментом государственной поддержки кинематографии вышеуказанных документов в десятидневный срок оформляет в установленном порядке документы для списания с лицевого счета Минкультуры России средств федерального бюджета по разделу 02 раздела 15 в пользу контрагентов и представляет их в орган Федерального казначейства.

4. Для закрытия контрактов (договоров) Департамент государственной поддержки кинематографии представляет оригинальные экземпляры актов сдачи-приемки выполненных работ по завершенным контрактам (приложение N 4).

Указанные акты подписываются сторонами, утверждаются первым заместителем Министра культуры Российской Федерации, курирующим кинематографию, и регистрируются в Департаменте государственной поддержки кинематографии.

Ответственный сотрудник Управления бухгалтерского учета и ревизий расписывается о приеме актов в перечне (приложение N 5), представленном ответственным сотрудником Департамента государственной поддержки кинематографии.

Руководитель Департаментагосударственной поддержкикинематографииС.В.ЛазарукНачальник Управлениябухгалтерского учета и ревизий

Н.С.Куликова

Приложение N 1. Перечень контрактов, принятых на оплату Управлением бухгалтерского учета и ревизий от Департамента государственной поддержки кинематографии

Приложение N 1к Порядку документооборота

по контрактам

N п/п

N договора

Дата договора

Передал(подпись)

Принял (дата, подпись)

Приложение N 2. Распределение по исполнителям мероприятий и работ для нужд кинематографии средств федерального бюджета по разделу 15 подраздела 02 ЦСР ВР экономической классификации

Приложение N 2к Порядку документооборота

по контрактам

УТВЕРЖДАЮПервый заместительМинистра культурыРоссийской Федерации

А.А.Голутва

Раздел Плана мероприятий Минкультуры России:

N п/п	Исполнители	N и дата контракта (договора)	Наименование мероприятий (работ)	Сумма	N п/п(запон.бухгал-тер.)
1	2	3	4	5	6
Итого распределено	X	X	X
Резерв	X	X	X
Всего	X	X	X

Руководитель Департамента государственнойподдержки кинематографии

С.В.Лазарук

Приложение N 3. Изменения к распределению по исполнителям мероприятий и работ для нужд кинематографии средств федерального бюджета по разделу 15 подраздела 02 ЦСР ВР экономической классификации

Приложение N 3к Порядку документооборотапо контрактамУТВЕРЖДАЮПервый заместительМинистра культурыРоссийской Федерации

А.А.Голутва

Раздел Плана мероприятий Минкультуры России:

Исключить

N п/п	Исполнители	N и дата контракта (договора)	Наименование мероприятий (работ)	Сумма
1	2	3	4	5
Итого исключено	X	X

Включить

N п/п	Исполнители	N и дата контракта (договора)	Наименование мероприятий (работ)	Сумма	N п/п(запон.бух-галтер.)
1	2	3	4	5	6
Итого включено	X	X	X

Руководитель

Департамента государственной

поддержки кинематографии

С.В.Лазарук

Приложение N 4. Акт приема-сдачи работ по контракту (договору)

Приложение N 4к Порядку документооборотапо контрактам (договорам)УТВЕРЖДАЮПервый заместительМинистра культурыРоссийской ФедерацииА.А.Голутва

Приема-сдачи работ по контракту (договору) N

от “

“

г.

Министерство культуры Российской Федерации, именуемое в дальнейшем “Министерство”, в лице Руководителя Департамента государственной поддержи
кинематографии Лазарука С.В., действующего на основании Доверенности N
от “	“	2004 г. с одной стороны, и	,
(наименование предприятия)
именуемая (ый) в дальнейшем “Продюсер”, в лице директора	,
действующего на основании Устава, с другой стороны, подписали настоящий акт о нижеследующем.
1. “Продюсер” полностью выполнил обязательства по	,
(наименование работ)
на основании и в соответствии с вышеуказанным контрактом (договором) и сметой к нему.
2. Фактическая стоимость выполненных работ за счет средств Министерства культуры
Российской Федерации (федеральный бюджет) составляет	рублей.
(сумма цифрами и прописью)
Справочно:
Фактическая стоимость выполненных работ за счет средств субъекта федерации
рублей и внебюджетных источников
(сумма цифрами и прописью)
рублей.
(сумма цифрами и прописью)
3. Министерством было произведено финансирование работ за счет средств
федерального бюджета в размере	рублей.
(сумма цифрами и прописью)
4. Продюсер гарантирует наличие финансовых документов, подтверждающих использование средств Минкультуры России на выполнение перечисленных работ.
5. Стороны взаимных претензий не имеют.
6. Акт составлен в трех экземплярах, один экземпляр – для “Исполнителя”, два – для Министерства”. Каждый экземпляр имеет равную юридическую силу.

Подписи сторон

Министерство:	Продюсер:
С.В.Лазарук

Приложение N 5. Перечень актов сдачи-приемки выполненных работ, принятых Управлением бухгалтерского учета и ревизий от Департамента государственной поддержки кинематографии

Приложение N 5к Порядку документооборота

по контрактам

N п/п

N контракта

Дата контракта

N акта

Дата акта

Передал (подпись)

Принял (дата, подпись)

Текст документа сверен по:рассылка

Источник: http://docs.cntd.ru/document/901888999

Приложения

ПриказN____

Овведении в действие Положенияо документообороте

_______________________________________________________

(наименованиеорганизации)

г.____________ “___” ____________ 200___г.

Сцелью упорядочения документооборотаи организации делопроизводства

истрогого учета всей документации вгруппе компаний

Приказываю:

1.Ввести в действие настоящее Положениео документообороте.

2.Руководителям структурных подразделений:

– принять к неукоснительному выполнению правила настоящего

Положения;

– провести работу по ознакомлениюработников своих подразделений с

правиламиПоложенияпо работе с документами;

– выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в

структурныхподразделениях;

– возложить ответственность за организацию и состояние

делопроизводствав структурном подразделении на егоруководителей.

3.Возложить на секретариаторганизационно-методическое руководство

иконтроль за организацией и состояниемделопроизводства в компании и его

дальнейшимсовершенствованием.

4.Секретариату сделать _________ (количество)копий Положения для

руководителейструктурных подразделений.

5.Отделу хозяйственно-техническогообслуживания заказать в возможно

короткие сроки необходимое количество экземпляров Положениядля

использованияв работе.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на

_____________________________(Ф.И.О).

Генеральныйдиректор _____________________(Ф.И.О)

Приложение

кприказуN___

от”___” _______ 200__г.

Положение

одокументообороте

__________________(наименование организации)