Какова ответственность работодателя за удержание трудовой книжки?

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении

Какова ответственность работодателя за удержание трудовой книжки?

В этой статье расскажу о том, к каким последствиям для работодателя может привести задержка выдачи работнику трудовую книжку.

В последнее время участились случаи, когда при увольнении работника работодатель не выдает ему трудовую книжку в последний день работы, мотивируя это тем, что трудовая книжка:

  • находится в другом офисе работодателя (актуально для крупного бизнеса с большим количеством филиалов, когда все трудовые книжки всех работников находятся в одном структурном подразделении организации);
  • будет выдана после проведения инвентаризации или сдачи работником обходного листа;
  • другим причинам или вообще без указания причин.

В таких случаях, как правило, имеют место и другие нарушения трудового законодательства:

  • трудовая книжка без согласия работника направляется по почте;
  • в журнале учета движения трудовых книжек личная подпись работника о получении трудовой книжки при увольнении отсутствует;
  • в личную карточку работника не вносится соответствующие записи и не удостоверяются подписью работника.

По правилам стати 84.1 Трудового кодекса РФ (ТК) и пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в последний рабочий день с внесенной в нее записью об увольнении.

Работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки когда:

  • в последний день работы работник отсутствует на рабочем месте (временная нетрудоспособность, отпуск (с последующим увольнением), прогул, осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы или при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности);
  • работник отказался от получения трудовой книжки и такой отказ оформлен надлежащим образом;
  • работодатель направил работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (со дня направления такого уведомления).

Когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодателю необходимо:

  • Зафиксировать такую ситуацию (составить акт об отказе в получении трудовой книжки или отсутствии на рабочем месте, внести соответствующую отметку в табель учета рабочего времени и пр.).
  • Направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте. При этом лучше направлять уведомления на все имеющиеся у работодателя адреса проживания (регистрации) работника. Такие действия будут свидетельствовать о принятии им всех необходимых мер к своевременной выдаче трудовой книжки.

Если от работника письменного согласия на отправку трудовой книжки по почте не поступит, то ее следует хранить до момента выдачи работнику (в течение 75 лет).

Во всех других случаях работодатель несет ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. Какую ответственность несет работодатель?

Ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки

Действующее законодательство не только не дает работодателю право удерживать трудовую книжку в качестве залога с целью оказания на работника определенного воздействия, но и возлагает ответственность за такие действия.

Согласно статье 21 ТК работник имеет право на возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда.

Материальная ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки

По правилам статьи 232 ТК сторона трудового договора, причинившая ущерб другой стороне, обязана возместить этот ущерб. При этом надо иметь в виду, что расторжение трудового договора после причинения ущерба не влечет за собой освобождения сторон этого договора от материальной ответственности, предусмотренной ТК.

По правилам статьи 234 ТК при задержке в выдаче трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника работодатель несет материальную ответственность за незаконное лишение работника возможности трудиться.

Важно знать, что Трудовой кодекс РФ не делает принципиального различия между несвоевременной выдачей трудовой книжки и внесением в нее неправильной формулировки увольнения для целей применения материальной ответственности к работодателю.

Данные обстоятельства в любом случае препятствуют работнику устроиться на новую работу, и, следовательно, работодатель должен возместить ему полученный ущерб.

Из этого правила есть исключения, к примеру, если работник увольнялся по собственному желанию, а в трудовую книжку внесена запись о расторжении трудового договора по соглашению сторон, то такая формулировка не препятствует работнику устроиться на новую работу, и, соответственно, материальной ответственности у работодателя не возникает.

В соответствии с частью 8 статьи 394 ТК, если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на другую работу, работнику должен быть выплачен средний заработок за все время вынужденного прогула.

В этом случае днем увольнения  считается день выдачи трудовой книжки, поэтому:

  • работник восстанавливается на работе;
  • ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействителной;
  • о новом дне увольнения работника издается приказ работодателя;
  • в трудовую книжку вносится запись о новой дате увольнения.

Компенсация морального вреда за задержку выдачи трудовой книжки

Порядок возмещения морального вреда установлен статей 237 ТК, в соответствии с которой такой вред, причиненный неправомерными действиями или бездействием работодателя работнику, возмещается ему в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора.

По правилам, изложенным в статье 1099 ГК, компенсация морального вреда осуществляется независимо от подлежащего возмещению имущественного вреда.

При определении размеров компенсации морального вреда в судебном порядке суд обязан принять во внимание степень вины нарушителя и иные заслуживающие внимания обстоятельства, учесть степень физических и нравственных страданий, связанных с индивидуальными особенностями работника, которому причинен вред, а также требования разумности и справедливости.

Административная ответственность за задержку выдачи трудовой книжки

В соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ на работодателя, не выдавшего вовремя трудовую книжку, может быть наложен административный штраф:

  • на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • на ИП – от 1 000 до 5 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Если вам не отдают трудовую книжку по указанным выше основаниям, то действия работодателя неправомерны, поэтому вы можете:

  1. Написать в адрес работодателя заявление о выдаче вашей трудовой книжки, зарегистрировав заявление с отметкой на копии даты, ФИО, подписи и должности лица, принявшего заявление или отправьте это заявление по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью почтового вложения.

  2. Обратиться:

      2.1.  С жалобой в Государственную инспекцию по труду (ГИТ). ГИТ обязана разобраться и дать вам письменный ответ в течение месяца, хотя этот ответ и может оказаться формальной отпиской;

      2.2.  С жалобой в районную прокуратуру  (по месту нахождения работодателя). Как показывает практика, обращение в прокуратуру гораздо эффективнее, чем обращение в ГИТ;

      2.3. В суд с иском об обязании работодателя выдать трудовую книжку и о компенсации за лишение возможности трудиться. При этом надо иметь в виду, что:

        2.3.1. обратиться в суд можно в течение трех месяцев с момента увольнения;

        2.3.2. по вашему заявлению (при условии принятия судом решения в вашу пользу) суд взыскивает расходы, связанные как с самой задержкой в выдаче трудовой книжки, так и другие расходы (например, проезд, оплата услуг юриста по составлению иска и участию в суде и пр.).

Статья написана и размещена 7 сентября 2013 года. Дополнена –

ВНИМАНИЕ!

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Полезные ссылки по теме “Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении”

  1. Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности

  2. Повышение пенсионного возраста

  3. Образец уведомления об изменении условий трудового договора

  4. Дополнительное соглашение к трудовому договору: когда заключается, форма, порядок заключения

  5. Стимулирующие выплаты: премии, бонусы, доплаты и надбавки

  6. Согласие на обработку персональных данных

  7. Эффективный контракт

  8. Различия трудового и гражданско-правового договора

  9. Квалификационные требования к водителям

  10. Регулирование труда несовершеннолетних работников

  11. Рабочее время

  12. Ненормированный рабочий день

  13. Сверхурочная работа

  14. Ошибки в трудовом договоре

  15. Как победить профсоюз

  16. Прием на работу

  17. Перевод на другую работу (изменение условий трудового договора)

  18. Увольнение по собственному желанию

  19. Увольнение по сокращению

    • Каков порядок проведения процедуры сокращения?
  20. Увольнение по о инициативе работодателя (другие случаи)

  21. Оплата труда, больничных, выплаты при увольнении

  22. Отпуска

  23. Трудовые споры

  24. Другие вопросы трудового права

  25. Полезные ссыки по теме “Юридическая консультация по трудовому праву”

    • Как и кому написать жалобу
    • Трудовой кодекс РФ

Источник: https://yuridicheskaya-konsultaciya.ru/trudovoe_pravo/zaderzhka-vydachi-trudovoy-knizhki.html

Какой срок выдачи трудовой книжки при увольнении согласно законодательству

Какова ответственность работодателя за удержание трудовой книжки?

Трудовая книжка является документом, в котором фиксируется история трудовых отношений сотрудника и работодателя.

Запись о трудоустройстве в книжке должна быть сделана в обязательном порядке, если данное рабочее место для физического лица является основным. Также в нее заносят информацию о поощрениях и выговорах.

Согласно ТК РФ, выдача книжки при увольнении должна быть произведена в четко ограниченные сроки.

Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении

Исходя из ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан вернуть увольняющемуся сотруднику трудовую книжку в последний день его работы в данной организации. Исключением является ситуация, когда фактически сотрудник не работал, а за ним сохранялась только средняя зарплата. К моменту возврата в ней уже должна быть внесена информация о причине увольнения.

https://www.youtube.com/watch?v=t4z8TOxP1EA

В записи должна быть ссылка на приказ об увольнении, а также на статью Трудового Кодекса или иного федерального закона. Указание недостоверных сведений грозит работодателю административным наказанием. Работнику целесообразно сразу проверить правильность информации, внесенной в трудовую книжку.

Трудовая книжка выдается под роспись в специальном журнале. Если подпись отсутствует, то выдачу работодатель доказать не сможет, а работник имеет право потребовать выплату компенсации.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении в случае отсутствия работника

Трудовым законодательством предусмотрены и иные способы получения книжки, если в силу объективных причин работник не имеет возможности получить ее лично в свой последний рабочий день.

Некоторые факты

Трудовой Кодекс указывает на то, что работник должен после получения расчета в бухгалтерии расписаться в журнале учета трудовых книг. Это действие является подтверждением получения трудовой книжки. При постановке подписи можно считать весь процесс увольнения и выдачи изучаемого документа оконченным. Трудовые отношения между сторонами считаются завершенными.

Согласно разделу 4 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003г.

, если работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения и не явился для получения трудовой книжки, то работодатель обязан направить ему письменное уведомление заказным письмом.

В нем будет приглашение получить трудовую или дать соглашение на пересылку ее почтой. Без согласия отправка книжки по почте запрещена. Работодатель не несет ответственность за задержку передачи документа со дня отправки уведомления.

Трудовая книжка может быть передана доверенному лицу собственника. Для этого доверитель должен оформить доверенность в письменной форме. В ней обязательно прописывается следующая информация:

  • ФИО, паспортные данные и место регистрации доверенного лица и доверителя;
  • серия и номер трудовой книжки;
  • право, которое дает доверенность, а именно получение трудовой у работодателя;
  • срок действия документа;
  • образец подписи доверенного лица;
  • подпись доверителя.

Запрещено оформлять в трудовой какие-либо записи о факте передачи. Если работодатель хочет документально зафиксировать этот факт, то оформляется акт приема-передачи.

Трудовые книжки, неполученные работниками после увольнения, работодатель хранит у себя. При этом он должен соблюдать правила, установленные законодательством в сфере архивного дела. Так, согласно Приказа Минкультуры ПФ от 25.08.

2010г. N 558, работодатель обязан хранить документы 75 лет.

Ответственность работодателя за несвоевременный возврат трудовой книжки при увольнении

Согласно ст. 234 ТК РФ, работодатель несет ответственность за задержку возврата выдачи трудовой при расторжении трудового договора. Так, если книжка не была выдана в срок или в нее была внесена некорректная информация, работник имеет право получить компенсацию в размере утраченного заработка за период, когда он не имел возможности трудоустроиться.

Работнику при нарушении его прав необходимо обратиться в территориальное подразделение инспекции по труду. Если проверка инспектора подтвердит нарушения работодателя, ему будут выданы предписания, а также наложен штраф.

Выдача трудовой книжки при увольнении проводится при личном присутствии работника. По почте отправлять этот документ нельзя. Однако существуют и исключения из правил.

Можно отправить трудовую книжку почтой по месту жительства сотрудника, если работник сам напишет заявление на имя нанимателя с просьбой отправки документа почтой.

В таком случае задержкой будет считаться время со дня увольнения по дату, в которую происходила отправка «трудовой». Для подтверждения получения документа работникам нужно отправить посылку заказным письмом с уведомлением.

Также вернуть трудовую книжку уволившийся работник может в судебном порядке. Кроме компенсации утраченного заработка, он имеет право и на моральный ущерб.

Законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель не несет ответственность за непередачу трудовой книжки, а именно:

Специалист рассказывает о выдаче трудовой книжки при увольнении

При расторжении трудового соглашения по инициативе работодателя возможен отказ от получения трудовой книжки. В такой ситуации этот факт должен быть оформлен письменно в виде акта. Обязательным является присутствие и подпись на документе третьих лиц, в частности представителей профсоюзных организаций.

Источник: https://otdelkadrov.online/10340-poryadok-protsedura-vydachi-trudovoi-knizhki-pri-uvolnenii-po-tk-rf

Ответственность за неправильное ведение, хранение, учет или выдачу трудовых книжек

Какова ответственность работодателя за удержание трудовой книжки?

Под дисциплинарной ответственностью (или дисциплинарным взысканием) понимается ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых ­обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Рассмотрим данный вид ответственности с учетом положений п. 45 Правил1.

Кто несет дисциплинарную ответственность за нарушения в работе с трудовыми книжками?

Ответ на этот вопрос содержится все в той же ст. 192 ТК РФ – дисциплинарной ответственности подлежит только работник организации. А п. 45 Правил добавляет к этому необходимость возложения приказом (распоряжением) на должностное лицо тех обязанностей, за ­неисполнение / ненадлежащее исполнение которых его хотят наказать.

Итак, применить дисциплинарное взыскание можно только к ответственному за соответствующий участок работы сотруднику. При этом необходимо наличие следующих обстоятельств и подтверждающих их документов:

  • осуществление действий с трудовыми книжками, вкладышами в них и/или бланками указанных документов возложено на ­работника согласно приказом (распоряжением) работодателя;
  • нарушение связано с неисполнением или ненадлежащим исполнением указанным должностным лицом своих трудовых ­обязанностей, отраженных в:
    • заключенном с данным работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ) и/или
    • его должностной инструкции, на которую есть ссылка в ­трудовом договоре;
  • неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на ­работника трудовых обязанностей произошло по вине работника;
  • соблюден порядок применения дисциплинарного взыскания, который установлен ст. 193 ТК РФ (в том числе и сроки – по общему правилу, дисциплинарное взыскание можно наложить за проступок, если со дня его обнаружения прошло не более 1 месяца, а со дня совершения – не более 6 месяцев).

За какие нарушения возможно привлечение к дисциплинарной ответственности?

Нарушения в данном случае аналогичны тем, за которые виновные лица подлежат административной ответственности, – любое нарушение установленных Инструкцией2, Правилами и ТК РФ требований в отношении ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них, а равно неправильное осуществление действий с бланками указанных документов, когда осуществление подобных действий отнесено к ­трудовым обязанностям соответствующего работника.

Виды дисциплинарных взысканий

В силу ч. 1 ст. 192 ТК РФ к применяемым видам дисциплинарных ­взысканий относятся:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение по соответствующим основаниям.

При наложении конкретного дисциплинарного взыскания работодатель должен учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, а также предшествующее поведение работника3.

Сразу уволить за нарушение в сфере работы с трудовыми книжками, вкладышами в них или бланками этих документов не должны. Обычно все начинается с выговора или замечания.

Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного ­органа работников (в силу ч. 2 ст. 194 ТК РФ).

А вот увольнение применяется реже. Оно возможно, например, по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание).

Обратите внимание на следующий нюанс: если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания (ч. 1 ст. 194 ТК РФ).

Таким образом, неоднократность неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей может быть выявлена только в течение одного года с даты применения предыдущего ­дисциплинарного взыскания в виде замечания или выговора.

Кто и как налагает дисциплинарное взыскание?

Ответ на этот вопрос также содержится в ч. 1 ст. 192 ТК РФ – осуществить выбор меры дисциплинарной ответственности и применить к работнику дисциплинарное взыскание вправе работодатель, т.е. сама организация.

Привлечение к дисциплинарной ответственности оформляется приказом (распоряжением) организации, который должен быть объявлен работнику под личную подпись в течение 3 рабочих дней со дня его издания либо, если дисциплинарным взысканием является увольнение – не позднее дня увольнения, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под личную подпись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

Образец оформления приказа о выговоре работнику, ответственному за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, приведен в Примере 6. При этом в случае избрания в качестве меры дисциплинарного ­воздействия замечания можно воспользоваться этим же образцом.

Пример 6

Показать

Для того чтобы оформить дисциплинарное взыскание в виде увольнения работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, необходимо воспользоваться унифицированной формой приказа (распоряжения), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. О том, как правильно заполнить такую форму для увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание), вы сможете узнать из Примера 7.

Пример 7

Показать

Обратите внимание! Если в организации выявлен случай нарушения правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них и/или хранения, учета и выдачи бланков указанных документов, целесообразно незамедлительно принять меры к устранению последствий такого нарушения, а при необходимости – применить меры дисциплинарной ответственности к виновным должностным лицам, не дожидаясь плановой или внеплановой проверки со стороны инспекции по труду и/или судебного разбирательства по иску пострадавшего владельца трудовой книжки (вкладыша в нее). Своевременное принятие мер, скорее всего, будет расценено в пользу организации при рассмотрении дела об административном правонарушении и/или в ходе слушания дела по иску работника – владельца трудовой книжки, хотя нельзя сказать, что это позволит исключить саму возможность привлечения организации к другим видам ­ответственности в ­случае серьезности нарушения, допущенного ее должностным лицом.

Если работник не согласен с примененными к нему замечанием или ­выговором, он имеет право обжаловать его в:

  • государственную инспекцию труда и(или)
  • органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров:
    • комиссию по трудовым спорам (если она образована в ­организации) и/или
    • суд.

Порядок такого обжалования установлен главой 60 ТК РФ.

Обратите внимание: срок обжалования в таких случаях составляет 3 месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права (ч. 1 ст. 386, ч. 1 ст. 392 ТК РФ).

Однако при пропуске данного срока по уважительной причине (например, вследствие болезни работника) он может быть продлен соответствующим органом, ­рассматривающим спор (ч. 2 ст. 386, ч. 3 ст.

392 ТК РФ).

Отдельно следует упомянуть обжалование увольнения как меры дисциплинарного взыскания.

Оно осуществляется путем подачи иска в суд в срок не позднее 1 месяца со дня вручения работнику копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки (ч. 1 ст. 392 ТК РФ).

Однако и этот срок может быть продлен, если был пропущен работником по ­уважительной причине (ч. 3 ст. 392 ТК РФ).

В подобных спорах «арбитры» обычно выступают на стороне обиженного работника, если только работодатель не сможет предоставить убедительные доказательства факта совершения работником виновных ­действий, «достойных» увольнения.

Материальная ответственность

В соответствии с ч. 1 ст. 233 ТК РФ материальная ответственность – это ответственность за ущерб, причиненный одной стороной трудового договора другой стороне в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.

За какие нарушения возможно привлечение к материальной ответственности?

Применительно к настоящей статье в качестве нарушений мы будем рассматривать ситуации (ст. 234 ТК РФ):

  • задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки;
  • внесения в трудовую книжку неправильной или не ­соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.

Дело в том, что в перечисленных ситуациях возникает обязанность возместить работнику не полученный им заработок (материальный ущерб) в том случае, если он был незаконно лишен возможности трудиться.

Задержка выдачи трудовой книжки работнику может иметь место по разным причинам.

В этой связи надо различать ситуации, когда задержка происходит по вине работодателя (его ответственного должностного лица) – например, когда в день увольнения отсутствует лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек работникам, и ситуации, когда сам владелец трудовой книжки несет ответственность за неявку для ее получения.

Подробнее о том, какие действия необходимо осуществить лицу, ответственному за выдачу трудовых книжек в последней из описываемых нами ситуаций и какие документы необходимо при этом составить, мы ­говорили в предыдущей статье цикла «Учет и хранение трудовых книжек».

К задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя относятся следующие наиболее часто встречающиеся ситуации:

  • невыдача трудовой книжки в день увольнения работника в случаях, когда имелась возможность осуществить такую выдачу (ч. 4 ст. 84ТК РФ, п. 35 Правил);
  • невыдача трудовой книжки после увольнения по письменному обращению работника в течение 3 рабочих дней со дня обращения (ч. 6 ст. 84 ТК РФ);
  • отказ от выдачи дубликата трудовой книжки в случаях, когда это должно было быть сделано (п. 31, 35 Правил).

В отношении внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения следует отметить, что для возникновения материальной ответственности необходимо наличие факта того, что внесенная в трудовую книжку формулировка причины увольнения реально препятствовала поступлению владельца ­трудовой книжки на новую работу и получению им в связи с этим заработка.

В отличие от этой ситуации, факт невыдачи организацией­-работодателем трудовой книжки прямо обуславливает для работника невозможность трудиться, так как в силу ст. 65 ТК РФ при приеме на ­новую работу от работника потребуют предоставления его трудовой книжки.

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5110

Учет трудовых книжек в учреждении — Audit-it.ru

Какова ответственность работодателя за удержание трудовой книжки?

Л. Ларцева

Журнал “Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение” № 8/2017

Обязаны ли учреждения обеспечивать работников трудовыми книжками? В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Может ли работодатель выдавать книжки бесплатно? Каков порядок отражения в бухгалтерском учете бланков трудовых книжек, а также операций по их выдаче? Облагается ли плата за выданные бланки НДС и налогом на прибыль?

Идея отмены бумажных бланков трудовых книжек обсуждается уже давно, но до сих пор не воплощена в реальность.

На сегодняшний день трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, который позволяет работодателю отследить весь трудовой путь работника, а для работника служит подтверждением трудового стажа. В данной статье рассмотрим особенности учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также операций по их выдаче работникам.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При увольнении заполненные книжки выдаются на руки работнику.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также отражаются основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Этим же приказом установлены Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее – Правила № 225).

Согласно п. 45 Правил № 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Приобретение бланков трудовых книжек

Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышами в них работодателей осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н (далее – Порядок № 117н).

Согласно такому порядку бланки трудовой книжки и вкладыш в нее изготавливаются Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением «ГОЗНАК» Минфина (далее – изготовитель).

Обеспечение работодателей на платной основе указанными бланками осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или иными юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями), распространяющими такие бланки (п.

 2 – 4 Порядка № 117н).

Обратите внимание:

Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее имеют соответствующую степень защиты (п. 2 Порядка № 117н).

Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ (п. 5 Порядка № 117н).

К сведению:

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил № 225).

В соответствии с п. 42 Правил № 225 и п. 337 Инструкции № 157н[1] бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности.

Исходя из этого, расходы на приобретение (изготовление) бланков трудовых книжек следует отражать по виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьей 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Указания № 65н[2]).

Учет данных бланков ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (один бланк – один рубль) либо, если это установлено учреждением в рамках формирования учетной политики, по стоимости приобретения бланков (п. 337 Инструкции № 157н).

Поступившие в учреждение бланки выдаются лицу, ответственному за их хранение и выдачу. Внутреннее перемещение бланков оформляется требованием-накладной (ф. 0504204). В бухгалтерском учете внутреннее перемещение бланков на забалансовом счете 03 осуществляется путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие бланков при их выдаче, а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.

Кроме того, с целью учета трудовых книжек у работодателя также ведутся следующие регистры:

1) книга учета бланков строгой отчетности (форма 0504045, утвержденная Приказом Минфина РФ № 52н[3]). Данная книга ведется бухгалтерией организации.

В нее заносятся даты получения и выдачи бланков с указанием серии и номера, их условная цена или стоимость, количество бланков с указанием серии и номера каждого бланка.

Стоит отметить, что наряду с этой формой для регистрации учета полученных и выданных бланков трудовых книжек применяется также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма которой утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69[4].

Указываемые в ней сведения аналогичны сведениям, отражаемым в форме 0504045. При этом с учетом того, что последняя разработана специально для применения государственными (муниципальными) учреждениями, по нашему мнению, таким учреждениям правильней применять именно книгу (ф. 0504045), а не общую форму, доведенную Постановлением Минтруда РФ № 69;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69). Эта книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.

В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник обязан расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Пример 1.

Бюджетное учреждение культуры заключило договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 4 500 руб. (30 шт. по 150 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания.

Поставка бланков осуществляется после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора).

Согласно учетной политике указанные бланки отражаются по стоимости приобретения, расходы по оплате таких бланков включаются в состав общехозяйственных расходов.

Поступившие бланки выданы специалисту отдела кадров. Согласно отчету, представленному в бухгалтерию, за месяц были выданы два бланка трудовой книжки для оформления вновь принятых сотрудников.

В бухгалтерском учете операции согласно Инструкции № 174н[5] отразятся следующим образом:

операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислен аванс

(30 % x 4 500 руб.)

4 206 26 560

4 201 11 610

1 350

Забалансовый

счет 18

(КВР 244/226 КОСГУ)

Поступили бланки трудовых книжек

4 109 80 226

4 302 26 730

4 500

Забалансовый

счет 03

Зачтена ранее перечисленная предоплата

4 302 26 830

4 206 26 660

1 350

Произведен окончательный расчет за поступившие бланки

((4 500 – 1 350) руб.)

4 302 26 830

4 201 11 610

3 150

Забалансовый

счет 18

(КВР 244/226 КОСГУ)

Списаны бланки, выданные для оформления вновь принятых сотрудников

(2 шт. x 150 руб.)

Забалансовый

счет 03

300

Стоит отметить, что, поскольку в бухгалтерии учреждения учитываются только бланки трудовых книжек, их списание осуществляется в момент отпуска таких бланков для оформления нового работника.

В этот момент, по сути, владельцем бланка (книжки) становится работник, а не учреждение. Заполненные трудовые книжки продолжают числиться в кадровом учете учреждения.

Специалист по кадрам отмечает в соответствующей книге выбытие книжек на дату их выдачи при увольнении сотрудника.

Выдача трудовых книжек

В соответствии с п. 47 Правил № 225 при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, за исключением случаев:

  • когда трудовые книжки работников были утрачены (испорчены) в результате чрезвычайных ситуаций (экологической и техногенной катастрофы, стихийного бедствия, массовых беспорядков или других чрезвычайных обстоятельств);

  • когда бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) был испорчен не по вине работника (например, неправильно заполнен кадровым сотрудником учреждения).

В перечисленных случаях работодатель обязан выдать трудовую книжку (вкладыши в нее) бесплатно.

Величина платы за бланки определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил № 225).

Согласно п. 42 Правил № 225 по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Исходя из буквального толкования п. 47 Правил № 225 плата взимается при выдаче книжки работнику. В данном случае имеется в виду дата выдачи трудовой книжки на руки работнику при увольнении (прекращении трудового договора).

Кроме того, п. 42 Правил № 225 также предусматривается взимание платы за уже оформленные (заполненные) трудовые книжки и вкладыши в них.

Исходя из приведенных норм, можно сделать вывод, что работодатель не имеет права взимать плату до момента выдачи трудовой книжки на руки.

Может ли работодатель выдавать книжки бесплатно? Пунктом 47 Правил № 225 предусматривается платность услуги по предоставлению трудовой книжки работнику, за исключением отдельных случаев.

Рассматривая правомерность применения положений указанного пункта, ВС РФ в Определении от 06.09.2007 № КАС07-416 уточняет, что данной нормой закреплено право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом работодатель не может отказать в выдаче трудовой книжки в случае, если работник не произвел оплату бланка трудовой книжки.

Таким образом, работодатель может принять решение о бесплатной выдаче работникам трудовых книжек. При этом такое решение должно быть зафиксировано в локальном акте учреждения (например, в приказе руководителя или правилах внутреннего трудового распорядка).

Правомерно ли удержание платы за трудовую книжку из заработной платы работника? В бесспорном порядке удержать сумму платы за оформленную трудовую книжку из заработной платы нельзя. Перечень удержаний из заработной платы строго регламентирован ст. 137 ТК РФ и является закрытым. При этом рассматриваемый нами случай в указанном перечне не поименован.

Вместе с тем при увольнении (когда выдается трудовая книжка) работнику выплачивается не только заработная плата за отработанные дни, но и различные компенсационные выплаты (например, компенсация за неиспользованный отпуск и т. д.). Для таких выплат перечень удержаний законодательно не установлен.

Также стоит отметить, что, если работник написал заявление, в котором просит удержать стоимость трудовой книжки из выплат при увольнении, работодатель не может его проигнорировать.

Напомним, что п. 42 Правил № 225 предусматривается внесение платы за трудовую книжку в кассу организации.

С учетом вышеизложенного отметим, что оптимальным способом взимания платы за выдачу трудовой книжки является внесение такой платы работником в кассу учреждения. Удержать стоимость трудовой книжки из выплат при увольнении можно только при наличии письменного заявления от работника.

Операции по выдаче книжек в целях ведения налогового учета

По поводу налогообложения операций по выдаче трудовых книжек существует несколько мнений.

С одной стороны, эксперты признают, что оформление и выдача трудовых книжек не являются реализацией товаров или оказанием услуг, поскольку такие операции осуществляются работодателем в рамках исполнения обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом (ст. 65, 66).

В связи с чем плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки, лишь покрывает расходы работодателя на ее приобретение (то есть речь идет о возмещении затрат работодателя, а не о выручке от реализации товаров, услуг) (Письмо Минфина РФ от 10.06.

2009 № 03-01-15/6-305, Постановление ФАС СЗО от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006).

С другой стороны, существует достаточно официальных разъяснений Минфина и ФНС, согласно которым полученная учреждением от работника плата за выданную трудовую книжку является доходом для целей обложения НДС и налогом на прибыль.

Стоит отметить, что в последнее время вторая точка зрения преобладает. Как ее обосновывают специалисты финансовых ведомств, рассмотрим подробно.

НДС. Согласно ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией товаров признается передача права собственности на товары.

На основании Правил № 225 владельцем трудовой книжки и вкладышей в нее является работник.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/921933.html

СтражЗакона
Добавить комментарий