Письмо адресату с копией

У любой организации, будь то государственный завод, маленький магазин или огромный холдинг, рано или поздно возникает необходимость вступить в переписку. Для этого необходимо уметь грамотно написать, оформить и отправить деловое письмо. В этой статье разберем виды деловых писем и поговорим о том, как оформить основные реквизиты этого документа.

Для начала давайте определимся, какие существуют виды делового письма. Ведь в зависимости от этого отличаются и правила написания писем: что писать, как писать, кому писать и прочее.

Можно перечислить несколько десятков разновидностей деловых писем, но чаще всего встречаются:

• информационное письмо;
• сопроводительное письмо;
• гарантийное письмо;
• благодарственное письмо;
• жалоба;
• претензия;
• предложение (не коммерческое);
• коммерческое предложение;
• приглашение;
• поздравление;
• извинение;
• сообщение;
• заявление;
• подтверждение;
• предупреждение;
• уведомление;
• напоминание;
• рекомендация;
• отказ;
• заказ;
• запрос;
• справка;
• просьба;
• job offer.

Есть еще одна отдельная категория писем – это судебные письма. Рассматривать их мы не станем, так как такими письмами занимаются только юристы, а они знают толк в их написании. Все, что требуется знать всем остальным работникам организации, особенно работающим с почтой: если вам в руки попало такое письмо (оно имеет пометку «судебное»), сохраните и конверт, и письмо.

Деловое письмо: структура

Скачать схему делового письма

Деловое письмо, среди прочего, отличается от обычного письма тем, что имеет четкую структуру, которая состоит из следующих частей:

1. Адресат.
2. Тема письма.
3. Заголовок или обращение.
4. Вступительная часть.
5. Основная часть.
6. Заключительная часть.
7. Приложение (если есть).
8. Подпись.
9. Исполнитель.

Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены.

Адресат

Это тот, кому мы пишем письмо. Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку.

В случае, когда деловое письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора. Письмо может отправляться также обычному человеку – физическому лицу.

Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить. В этом случае правильнее будет сделать список рассылки.

В зависимости от того, кому направляем письмо, реквизит оформляем по-разному.Если адресат – руководитель предприятия, в первую очередь следует указать его должность, следом название предприятия и инициалы с фамилией, причем все перечисленное должно стоять в дательном падеже.

Генеральному директору

ООО «Энерготрас»

О.Р. Зазублину

Если же письмо адресуется определенному человеку на предприятии, нужно написать сначала название организации в именительном падеже, потом должность человека, инициалы и фамилию, но уже в дательном:

ЗАО «Бутиль-Экспресс»

Начальнику производства

Р.Н. Табуреткину

Если письмо будет направляться без конкретного адресата в организацию, то указывают название организации в именительном падеже:

ОАО «Мистик Про»

Если деловое письмо предназначается физическому лицу, то сначала пишем фамилию в дательном падеже, потом инициалы, а на следующих строчках – почтовый адрес, по которому будет отправлено письмо. Если почтовый адрес неизвестен и документ планируется передать каким-то другим способом, оставляем только фамилию и инициалы:

Комаровой С.В.

ул. Полевая, д. 5, кв. 457,

г. Москва, 123456

Не нужно ставить точку в конце или менять шрифт, он должен быть таким же, как и текст письма. Выравнивается текст реквизита «Адресат» по правому краю.

Тема письма

Это краткое содержание письма. Нужно писать его над основным текстом.

Существуют некоторые документы, в которых не нужно указывать тему письма, а именно: уведомление, жалоба, претензия, поздравление, гарантийное письмо или предупреждение. Во всех перечисленных документах следует выносить вид письма в заголовок, единственное исключение делается для поздравлений.

Текст темы не должен превышать 50 знаков, нужно очень кратко, но при этом понятно написать, о чем данный документ. Зачастую тему можно выразить 2-3 словами, например «Запрос информации» или начать с предлога «о» и писать в предложном падеже.

Шрифт темы может быть на один кегль меньше, чем шрифт основного текста, но не более, и это не обязательно. Выравнивать следует по левому краю.

Например:

О согласовании порядка действия организаций в чрезвычайных ситуациях

Запрос информации

Заголовок или обращение к адресату

Заголовок или обращение пишутся по центру, через одну пустую строку от темы письма.

Это может быть название письма, которое, по сути, заменяет тему. В большей части это относится к жалобам, претензиям, гарантийным письмам, заявлениям, предупреждениям или уведомлениям. Также это может быть личным обращением к адресату письма.

Если вы пишите заголовок, то лучше его набирать прописными буквами и поставить по центру. Не нужно выделять заголовок в виде увеличения шрифта, он должен быть точно таким же, как и основной текст. Допускается сделать шрифт полужирным:

УВЕДОМЛЕНИЕ

ПРЕТЕНЗИЯ

Что же касается обращений, то следует начинать со слова «Уважаемый(ая)» потом имя и отчество адресата:

Уважаемая Галина Викторовна!

Уважаемый Евгений Борисович!

Если имя и отчество физического лица неизвестны, они не заменяются инициалами, а пишется так:

Уважаемый г-н Петров!

Уважаемая г-жа Лисицына!

Если же деловое письмо пойдет в организацию, ни фамилия, ни имя-отчество руководителя которой вам неизвестны, напишите нейтрально «Уважаемые коллеги» или «Уважаемые господа». Не забудьте поставить в конце знак восклицания, но только один, не нужно их ставить ни три, ни более раз, показывая свое уважение, это будет выглядеть совсем по-детски.

Текст письма

Текст письма делится на три части: вступление, основная часть и заключение. Необязательно это три абзаца, может быть и больше. Каждая часть текста плавно переходит одна в другую.

Если у вас в организации не предусмотрен корпоративный шрифт для написаний самого тела письма, лучше выбрать шрифт Arial или TimesNewRoman, кегль выбрать или 12, или 14. Стоит начинать писать с красной строки, выравнивая по ширине. Текст нужно выровнять по ширине.

Он может состоять из простых или сложноподчиненных предложений, причем каждое из них должно иметь какую-то мысль, не быть пустым. Никакой «воды» деловой стиль речи не терпит. Каждый абзац начинается с красной строки.

Вступление

Вступлением можно указать на пришедшее ранее письмо адресата, на которое вы пишите ответ, или сообщить, что ранее вы договорились с адресатом о том, что пришлете письмо. Если письмо пишется человеку впервые и никаких договоренностей не было, вступление можно и пропустить.

Вступление это одно предложение или даже его часть.

Например:

На Ваш исх. № 175-8/3-15 от 25.05.2015 сообщаем следующее

Согласно нашей договоренности…

Основная часть

Это часть письма, где написано о главном, то есть о сути проблемы. Условно ее можно поделить на две части: «обоснование» и «просьба». В обосновании указывается причина написания письма, в «просьбе» излагается то, чего вы хотите добиться от получателя письма.

 «Просьбу» следует писать с нового абзаца и с красной строки.

Например:

       Направляем вам для рассмотрения пакет документов по хозяйственному обслуживанию ТК «Комета» и прилегающей к нему территории за июнь 2015 года.

       Просим рассмотреть документы, подписать их, заверить подписи печатями и выслать один комплект документов в адрес ООО «Клининг-Системс».

Заключение

Письмо нужно закончить формулой вежливости, которая плавно перетекает в подпись, например:

С уважением,

С чувством глубокой признательности

https://www.youtube.com/watch?v=VVYk71ntSaY

С наилучшими пожеланиями

Наличие или отсутствие завершающей фразы зависит от того, насколько вы близки с адресатом, и от корпоративной культуры автора, и от содержания письма.

Если взять, к примеру, религиозные организации, то свои письма они заканчивают достаточно объемными и эмоциональными фразами. Но если в претензии написать «С уважением» будет смотреться не уместно.

Поэтому следует подумать, нужна ли такая фраза.

В зависимости от ситуации, вида и текста письма заключительная фраза или будет, или нет. Так как после этой фразы будет стоять подпись, следует ставить запятую, а не точку. Исключение, если завершающую формулу автор письма умудрился оформить в виде короткого, но полноценного предложения. Тогда в конце ставится точка или восклицательный знак.

Не стоит менять шрифт, он должен быть таким же, как и в теле письма. Формула вежливости пишется с красной строки. Следует отступить от основной части или перечня приложений на 2-3 строки, выравнивать также по ширине.

Подпись

Здесь указывается название должности, далее идет свободное место для личной подписи, следом инициалы и фамилия того, кто подписывает письмо.

Красная строка здесь не оформляется. Должность пишется слева. Если она слишком длинная, лучше разбить ее на две строчки. Инициалы и фамилию размещаем справа, выравниваем по краю. В результате между должностью и ФИО получаем свободное место для подписи.

Например:

Главный архитектор ОАО «Строй-Сити»                                                             А.Д. Семенец

Начальник Департамента клиентского

сопровождения ООО «Телеконтакт»                                                                 А.В. Гавриленко

Приложение

Приложением могут быть документы, которые вполне самостоятельны, несут определенную информацию, которая нужна в работе. Обязательно нужно указать все приложения к данному письму, пронумеровать их, указать количество страниц и экземпляров.

Если деловое письмо имеет приложения, они пишутся после основного текста письма, через одну пустую строку строки. С красной строки указывается слово «Приложение» или «Приложения», после нужно поставить двоеточие.

Если приложений больше одного, тогда каждое из них пишется с новой строки и нумеруется. В приложении первым идет название, далее количество листов, экземпляров.

В оформлении текста ничего не меняется, остается тот же шрифт, размер, выравнивание по ширине.

Например:

Приложение: Заявка на участие в фестивале на 1 л. в 2 экз.

Или

Приложения:

1. Шкала и критерии оценки звуковых файлов на 3 л. в 1 экз.
2. План проведения тренинга «Управление конфликтными ситуациями» на 2 л. в 2 экз.

Исполнитель

Несмотря на то, что каждое деловое письмо подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу письма, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже – адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Например:

Исп.: Антон Соломонович Леприков

Тел. (499)123-45-67

e-mail: a.s.leprikov@sitename.ru

Когда письмо полностью готово, распечатайте его на фирменном бланке и зарегистрируйте, после чего можно отправлять.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1244

Оформление реквизита «Адресат»

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

• наименование адресата (получателя письма);
• почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

• должностное лицо/несколько должностных лиц;
• организация;
• структурное подразделение организации;
• группа организаций;
• физическое лицо.

Адресат – должностное лицо

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

• при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
• перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

Адресат – организация

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

Адресат – структурное подразделение

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – физическое лицо

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – несколько организаций
или структурных подразделений

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту.

В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы.

Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

Размещение реквизита «адресат» на бланке

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

• на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
• на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

Технические вопросы

• Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

• Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

В. Ф. Макеева,
канд. ист. наук, доцент

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2017/rekvizit_adresat/

Письмо адресату с копией

Это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них.

• НЕ удаляйте из копий письма людей, добавленных туда вашим корреспондентом. Если же вы хотите ответить что-то личное, чтобы остальные корреспонденты не получили ваш ответ, тогда удалите всех из копий, кроме того, кто написал письмо (да-да, кнопкой «Reply» не пользуемся никогда).
• Если в полученном в письме в поле «To» («Кому») более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Считайте, что ответить должны ОБА — если письмо адресовано вам и кому-то еще, ответьте и вы (даже если это будет ответ типа «Этот вопрос точно не ко мне, пусть ответит такой-то»).
• В свою очередь, крайне настоятельно НЕ рекомендуется включать в поле «To» («Кому») более одного адресата.

ГОСТ:

• при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
• перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия» («To», «CC», «BCC»)

• Следует помнить, что существуют поля «To» («Кому»), «CC» («Копия») и «BCC» («Скрытая копия»). От них зависят ваши дальнейшие действия (и действия партнеров по переписке) при получении письма:
  • «To» («Кому») — письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы получателю непосредственно.

Письмо адресату с копией 6 букв

Говорят, у нас есть 4 секунды, чтобы произвести первое впечатление на человека, и оно определяет результат встречи куда больше следующего часа. Посылаем вместо себя на встречу цепочку букв — правила не меняются.
Да и выставить такого посланца за дверь просто: кликом мышки.

Именно поэтому мы иногда оказываемся первыми и последними читателями своего емейла, письма к потенциальным заказчикам или резюме с сопроводительным письмом.

А все потому, что предназначены они занятым адресатам, давно утративших любовь к литературным длинотам, по крайней мере в деловой переписке [1].

• 1 Основы
• 2 Получение писем
• 3 Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия» («To», «CC», «BCC»)
• 4 Поле «Тема» («Subject»)
• 5 Важность письма («Priority»)
• 6 Написание писем (ответов)
• 7 Подпись (signature)
• 8 Примечания
• 9 См.

Основы

Читайте электронные письма и отвечайте на них.

При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»).Это сохранит в копиях получателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них. В случае необходимости нежелательных получателей можно удалить.

Не оставляйте поле «Subject» («Тема») пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день, они используют это поле для быстрой оценки важности и содержания письма.

Адресатов пишите в поле «To», тех, кого нужно держать в курсе — в поле «Копия»(«СС»), адресатов, которых нужно скрыть от остальных — в поле «ВСС»

Цитируйте письма. Не начинайте ответ с нового письма, нажмите «Ответить всем» («Reply All») на полученном письме и не отключайте функцию цитирования при ответах и пересылке в настройках почтового клиента.

Однако бывают случаи, когда письма составляются не на бланке (например, письмо подготовлено двумя организациями), тогда подпись выглядит следующим образом:

Директор ООО «Агат» Н.И. Попов

Вице-президент Л.П. Соколов

При оформлении письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Если письмо подписывают руководители обеих организаций, т.е.

лица, занимающие равные должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Председатель правления

ЗАО «Эдельвейс» АБ «Мечта»

________ Н.П.

Гришин ________ А.М. Славкин

Несколько подписей могут стоять и под письмом, подготовленным в одной организации. Это касается в основном писем финансового характера.

Их подписывают руководитель организации и главный бухгалтер.

Официальное письмо с копией другому адресату

При этом инициалы ставятся после фамилии, например:

Президенту АКБ «Инвесткредит»

г-ну Прохорову Г.А.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

При отправке письма в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется.

При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Письмо с копией второму адресату

Важно

Генеральному директору

ЗАО «Стройсервис»

И.Н. Иванову

Адресование письма руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например:

ЗАО «Радуга»

Начальнику отдела продаж

С.И.

Петрову

При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например:

Президенту АКБ «Инвесткредит»

г-ну Прохорову Г.А.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

Директорам

машиностроительных

заводов

При отправке письма в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов.

Деловое письмо с копией второму адресату образец

Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.

Наиболее важными показателями шрифта являются: гарнитура (характер рисунка) и кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт — 0,376 мм)).

Наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:

— гарнитура Times New Roman, кегль — 13, 14, 15;

— гарнитура Arial, кегль 12, 13, 14.

Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го.

Письмо с копией второму адресату образец

Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

• на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
• на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Источник: http://nds13.ru/pismo-adresatu-s-kopiej

Секреты деловой email-переписки

Что такое электронная почта? В современном деловом мире это:

• Ваше лицо. Именно с помощью email можно создать положительный образ в глазах контрагента или испортить первое впечатление.
• Ваш рабочий инструмент. Очень много общения с внешним миром происходит по email. Поэтому, хорошо владея этим инструментом, можно здорово облегчить себе жизнь.
• Мощный отвлекающий фактор. Внешний мир пытается достать вас, отвлечь и сбить с верного пути через email.

С этих позиций и посмотрим на работу с электронной почтой. Начнём с простого.

Оформление письма

Я пользуюсь почтовым клиентом Mozilla Thunderbird, поэтому буду рассказывать на его примере. Создадим новое письмо и пойдём сверху вниз по списку полей.

Кому. Копия. Скрытая копия

Возможно, кто-то не знает, но «Кому» в Mozilla можно изменить на «Копия» или «Скрытая копия».

• Кому: пишем основного адресата или несколько адресатов через точку с запятой.
• Копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции.
• Скрытая копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма. Особенно уместно использовать для массовых рассылок деловых писем, например уведомлений.

Неправильно в массовой рассылке указывать получателей через поля «Копия» или «Кому». Несколько раз в год получаю письма, в которых перечислено 50–90 адресатов в поле «Копия». Налицо нарушение privacy.

Не всем из твоих адресатов нужно знать, с кем ещё вы работаете по аналогичной теме. Хорошо, если это знакомые между собой люди.

А если в списке конкурирующие компании, которым неизвестно друг о друге? Как минимум нужно быть готовым к лишним объяснениям, как максимум — к прекращению сотрудничества с одним из них. Не надо так.

Правильно массовую рассылку отправлять на своё имя, а всех получателей ставить в поле «Cкрытая копия».

Вложения

Письма часто бывают с вложениями: резюме, коммерческие предложения, сметы, графики, сканы документов — очень удобный инструмент и в то же время источник популярных ошибок.

Ошибка: огромный размер вложения. Часто приходят письма с размером вложений до 20 МБ. Как правило, это сканы каких-нибудь документов в формате TIFF, с разрешением 600dpi. Почтовая программа корреспондента почти наверняка зависнет на несколько минут в тщетных попытках загрузить предпросмотр этого вложения. И не дай бог получателю попытаться прочитать это письмо на смартфоне…

Лично я такие письма сразу удаляю. Не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в корзине до прочтения? Проконтролируйте размер вложения. Рекомендуется, чтобы оно было не более 3 МБ.

Что делать, если превышает?

• Попробуйте перенастроить ваш сканер на другой формат и разрешение. Например, в PDF и 300dpi получаются вполне читабельные сканы.
• Вспомните про такие программы, как архиватор WinRar или 7zip. Некоторые файлы отлично сжимаются.
• Что делать, если вложение огромное и сжать его не получается? Например, почти пустая база бухгалтерии весит 900 МБ. На помощь придут облачные хранилища информации: Dropbox, Google Drive и тому подобные. Некоторые сервисы, например Mail.ru, автоматически преобразовывают огромные вложения в ссылки на облачное хранилище. Но я предпочитаю сам управлять своей информацией, хранящейся в облаке, поэтому автоматизацию от Mail.ru не приветствую.

И ещё одна не совсем очевидная рекомендация про вложения — их имя. Оно должно быть понятным и приемлемым для получателя.

Как-то раз мы в компании готовили коммерческое предложение на имя… пусть будет Фёдора Михайловича Достоевского. Я получил от менеджера письмо с проектом КП на согласование, и во вложении был файл с именем «ДляФеди.docx».

С менеджером, отправившим мне это, состоялся диалог примерно следующего содержания:

— Дорогой менеджер, ты лично готов подойти к этому уважаемому человеку и назвать его в лицо Федя?

— Как-то нет, уважаемый же человек, его все по имени-отчеству называют.

— Почему же ты вложение назвал «ДляФеди»? Если я прямо сейчас перешлю ему, как думаешь, он купит у нас топоры по этому КП?

— Я собирался потом переименовать…

Зачем готовить мину замедленного действия — отказ потенциального клиента — или создавать себе лишнюю работу по переименованию файла? Почему бы сразу не назвать вложение правильно: «ДляФёдораМихайловича.docx» или ещё лучше — «КП_Небо_Топоры.docx».

Итак, с email как «лицом» более-менее разобрались. Давайте перейдём к рассмотрению электронной почты как инструмента эффективной работы и поговорим об её отвлекающей составляющей.

Работа с письмами

Электронная почта — это мощный отвлекающий фактор. Как и с любым отвлекающим фактором, с почтой нужно бороться путём ужесточения правил и внедрения расписания работы.

Как минимум нужно отключить ВСЕ уведомления о приходе почты. Если почтовый клиент настроен по умолчанию, вас оповестят и звуковым сигналом, и помигают иконкой рядом с часами, и покажут превью письма. Словом, сделают всё, чтобы сначала оторвать вас от кропотливой работы, а потом погрузить в пучину непрочитанных писем и непросмотренных рассылок — минус час-другой из жизни.

У кого-то могучая сила воли позволяет не отвлекаться на уведомления, а обычным людям лучше не искушать судьбу и отключить их. В Mozillla Thunderbird это делается через меню «Инструменты» → «Настройки» → «Основные» → «При появлении новых сообщений».

Если нет уведомлений, как понять, что пришло письмо?

Очень просто. Вы сами, осознанно, выделяете время на разбор почты, откроете почтовый клиент и увидите все непрочитанные сообщения. Это можно делать два раза в день, например в обед и вечером или во время вынужденных простоев, допустим, в пробках.

Часто спрашивают, как же время реакции и срочные письма? Отвечаю: у вас нет срочных писем в почте. Если только вы не работаете в отделе клиентской поддержки (в таком отделе свой регламент работы с почтой).

Если и будут срочные письма, то отправитель уведомит вас об этом по другим каналам — телефон, SMS, Skype. Тогда вы осознанно зайдёте в почтовый клиент и обработаете срочную почту.

Все гуру тайм-менеджмента (например, Глеб Архангельский с его «Тайм-драйвом») декларируют стандарт ответа на email до 24 часов. Это нормальное правило хорошего тона — не ждать от собеседника мгновенных ответов по email.

Если же есть срочное письмо, уведомить об этом по более быстрым каналам связи.

Итак, уведомления мы отключили и теперь включаем почтовый клиент по своему расписанию.

Что же делать, когда мы зашли в почту и занялись деятельностью с названием «разбираю электронную почту»? Где начало и конец этой работы?

Источник: https://Lifehacker.ru/sekrety-email-perepiski/

12 заповедей деловой email переписки

1. Обращайтесь к получателю по имени

Если получателей 2-3, то необходимо в обращении перечислить имена каждого, а в тексте письма разделить информацию, которая относится к каждому из получателей. Каждый блок необходимо начинать с имени получателя, к которому относится информация. Имя выделить фоновым цветом, чтобы получатель не тратил время на чтение всего письма, а быстро увидел свой блок.

Блоки информации, относящиеся ко всем получателям, необходимо размещать в начале письма. Адресованную информацию лучше писать последовательно в порядке обращения к получателям.

При отправке письма 4-м и более адресатам лучше обратиться обезличено, выделив нужных получателей в теле письма.

Если в получателях есть женщина, обратиться к ней следует в первую очередь.

2. Тему письма начинайте с адреса сайта, если вопрос касается непосредственно сайта или рекламы сайта, или названия компании получателя

После пишется краткая суть письма с ключевыми словами, по которым потом вы или получатель сможете найти это письмо при необходимости. Лучше всего использовать 2-3 общих слова и привязку к чему-то конкретному.

Заголовок «Согласование печатных материалов» ни о чем не говорит, правильнее написать «Согласование листовки для конференции Нефть и Газ 2017». Если письмо не просто информационное, а призывает к действию, лучше сказать об этом прямо в теме: companydomain.ru: необходимо продлить домен, счет на оплату.

3. Пишите суть письма в первой строке, расшифровывайте и призыв к действию в конце

Задача письма в 80% случаев – ответная реакция получателя. Получатель должен быстро понять цель письма и то действие, которое вы от него ожидаете. Если это необходимо, можно объяснять, расшифровывать, пояснять, но в конце повествовательного блока с явным визуальным отступом от него должен идти вопрос, требующий ответа или согласования, или же указание на ожидаемое действие.

Ответственные, сроки и требуемые от получателя действия необходимо визуально выделять. Чем больше общий текст письма, тем очевиднее должно быть выделение.

4. Форматируйте текст, чтобы читать было удобно и быстро

• Блоки для разных получателей должны начинаться с имен получателей;
• Смысловые блоки должны начинаться с заголовков;
• В блоке лучше не использоваться более 2-х абзацев;
• Перечисление необходимо оформлять в виде списка;
• Не забывайте про отступы, текст не должен сливаться в кашу.

Списки больше 5-7 пунктов лучше делать 2-х уровневыми, чтобы разделить на смысловые блоки.

5. Лучше не писать письмо больше 1 листа А4

Огромные письма чаще всего говорят о наличии большого кол-ва нерешенных вопросов. Возможно имеет смысл провести скайп-конференцию или личную встречу, чем писать очень длинное письмо. Чем больше текста, тем выше шансы, что письмо не дочитают до конца или не вникнут должным образом.

6. Проверяйте текст перед отправкой

Ошибки и опечатки – если письмо создается в редакторе без встроенной проверки орфографии, необходимо прогнать письмо через проверку (https://orfogrammka.ru/ http://www.artlebedev.ru/tools/orfograf/ )

Если письмо большое и на написание ушло много времени, необходимо прочитать его от начала до конца. Всегда найдутся слишком длинные фразы или неясные переходы, которые нужно упростить и исправить.

7. Вложенные файлы

Если письмо должно содержать вложенные файлы, то сначала необходимо прикрепить сами файлы, а потом писать письмо. Отсутствие вложения – самая частая ошибка и пустая трата вашего времени и собеседника.

Названия файлов необходимо делать на латинице без пробелов. Называть файл нужно по той же логике, по которой пишется тема письма – по названию должно бы просто понять суть содержимого и быстро найти по ключевым словам при необходимости.

Формат файла должен быть распространенным и вы должны точно понимать, что получатель сможет его открыть. Если вы отправляете исходник, то необходимо также прикладывать превью. Если архив с паролем, то в тексте письма должен быть пароль.

Из текста письма должно быть очевидно понятно, зачем вы приложили файл и что с ним делать получателю.

8. Будьте вежливы и корректны

Вы всегда должны быть вежливы и корректны в своих словах по отношению к собеседнику, вне зависимости от его стиля общения, должности или иных факторов.

Вы представляете компанию, и получатель воспринимает ваши слова как позицию компании, некорректность в данном вопросе недопустима.

Переписка может быть донесена до руководства любого уровня, опубликована в интернете или использоваться в суде. Без согласия или уведомления, а значит необходимо изначально не допускать возможности для использования писем против Вас или компании.

9. Имя и подпись

Имя в настройках почтового ящика должно соответствовать реальному имени. Никаких ников, прозвищ и т.п. Также лучше не использовать название компании при указании имени в настройках почтового адреса.

Например «Кирилл MINISOL ». Название компании можно использовать только для общего ящика info@ или для ящиков отделов, например hr@ или moscow@.

Для личных ящиков должны быть указаны Имя и Фамилия или ФИО полностью.

Подпись в письме должна быть стандартной в соответствии с шаблоном:

Имя Фамилия

Должность

8 999 123-45-67 мобильный

8 495 765-43-21 офис

Адрес компании, дом, номер офиса

По желанию: Слоган, ссылки на соцсети или текущее спецпредложение

10. Вы или вы

В личных письмах, адресованных 1 получателю, допускаются оба варианта – Вы и Ваш с прописной (большой) буквы или вы и ваш со строчной (маленькой) буквы. При обращении к нескольким людям вы пишется всегда строчными (маленькими) буквами.

В официальных письмах (гос.структуры, высшее руководство) при обращении к одному лицу лучше написать Вы.

Ответ на письмо

11. Отвечать на письмо необходимо всегда через «Ответить всем»

Даже если получатель в копии вам не известен, даже если по вашему мнению вопрос касается только отправителя и никого более.

12. Цитирование

Цитирование вопросов исходного письма должно быть оформлено с помощью отступов, знаков > или | в начале строки. Ответы необходимо писать сразу после вопроса, текст ответа можно выделять другим цветом даже при наличии встроенной функции цитирования автора.

Пример письма

Кому: Мария Иванова

Копия: Иван Петров

Скрытая копия: Сергей Сергеев

Тема: Minisol.ru: файл презентации и макет листовки на РИФ+КИБ

Мария, Иван, добрый день!

Нам необходимо подготовить материалы для участия в конференции до конца недели,

Мария,

Прошу прислать файл презентации.

Иван,

Необходимо поставить задачу по доработке листовки Марии и после согласования прислать итоговый макет. Дедлайн по листовке – 29.12 16:00

Имя Фамилия

Должность

8 123 123-45-67 мобильный

8 495 966-38-59 офис

Шабловка 34, офис MINISOL

Minisol – результативное агентство

Развиваем ваши интернет-продажи. Каждый день.

http://www..com/minisol.ru

Источник: https://spark.ru/startup/minisol/blog/17702/12-zapovedej-delovoj-email-perepiski