Понуждение к электронному документообороту

Бухгалтерские и аудиторские термины — Audit-it.ru

Понуждение к электронному документообороту

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы – письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства. 

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС. 

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы – это, например,  электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль. 

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый – заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись. 

Второй вариант – организовать электронный документооборот через спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.). 

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

  • регистрация документов;
  • контроль исполнения документов;
  • создание справочников и работа с ними;
  • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
  • создание и редактирование реквизитов документов;
  • формирование отчетов по документообороту предприятия;
  • импорт документов из файловой системы и Интернета;
  • создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
  • работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
  • электронное распространение документов;
  • работа с документами в папках;
  • получение документов посредством сканирования и распознавания.
  • уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

  • централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;
  • сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;
  • единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);
  • сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;
  • быстроту подписания документов;
  • возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;
  • быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

  • разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
  • назначить ответственных за его ведение;
  • организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
  • прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.

ЭДО (электронный документооборот): подробности для бухгалтера

  • Вступаем в эпоху ЭДО … сервис «1С-ЭДО».
    Преимущества «1С-ЭДО»
    Сервис «1С-ЭДО» наиболее выгодное … совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис «1С-ЭДО» доступен без оплаты. … идентификатор участника ЭДО». Создание профиля настроек ЭДО
    Профиль настроек ЭДО
    После создания … приступать к «
    Настройке ЭДО
    ».
    Настройки ЭДО
    В открывшемся окне нужно … обмену документами по ЭДО
    Список настроек ЭДО
    В «
    Настройках ЭДО»
    отображаются отправленные … контролирующие органы.
    Архив ЭДО
    Используя систему ЭДО, организации сокращают затраты …
  • При смене электронного адреса и оператора ЭДО нужно уведомить налоговиков … , а несколько договоров с операторами ЭДО, поэтому для сообщения с ними … .
    Если компания решает сменить оператора ЭДО, как правило, меняется и электронный … -6/19884@.
    О смене оператора ЭДО нужно также уведомить налоговиков
    Кроме …
  • 8 аргументов «за» подключение к электронному документообороту при работе с лизинговой компанией … которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много. … качестве оригиналов. Сам процесс ЭДО регулируется законами Российской Федерации и … и поддержки системы электронного документооборота (ЭДО) с лизингополучателями и является … которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много … простая процедура. Обычно оператор ЭДО предоставляет доступ в личный кабинет … 2018 году специалисты операторы ЭДО прогнозируют увеличение потока юридически значимых …
  • Как подготовиться к обязательной маркировке товаров … Подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО).
    Получить код GTIN — для … товаров.
    Подключиться к системе ЭДО.
    Зарегистрироваться в системе «Честный … маркировке, является электронный документооборот (ЭДО), который сопровождает товар подтвержденными … «
    Закупки
    » – «
    Текущие дела ЭДО
    ». Рабочее место ЭДО позволяет контролировать работу с … передаточный документ).
    В рамках ЭДО номенклатура базы должна быть сопоставлена … Сопоставить номенклатуру можно в форме ЭДО, нажав одноименную кнопку или …
  • Ответственность за несвоевременное представление налоговой декларации … заключить с оператором электронного документооборота (ЭДО) договор об оказании услуг по … обес­печению ЭДО с налоговым органом;
    или предоставить … полномочия по ЭДО с ИФНС уполномоченному представителю (посреднику … ), имеющему договор с оператором ЭДО и квалифицированный сертификат ключа проверки …
  • Особенности выбора системы сдачи электронной отчетностиСистемы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное … ? Системы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное … услуги предлагают более сотни операторов ЭДО. Каждый из них имеет статус … решений, ориентированных на разные задачи ЭДО.
    Что касается выбора оператора по …
  • Что нужно знать об электронной подписи, прежде чем её внедрять … на площадке оператора электронного документооборота (ЭДО), и все действия по использованию … обмениваться документами, и каким оператором ЭДО пользуется большинство партнеров, чтобы максимизировать … * количество документов, передаваемых через оператора ЭДО внешним контрагентам.
    Какие изменения ждут …
  • Истребованы пояснения к декларации по НДС: действия налогоплательщика … (ТКС) через оператора электронного документооборота (ЭДО) вместе с перечнем операций, отраженных …  есть по ТКС через оператора ЭДО) квитанцию о приеме требования (пп … форме по ТКС через оператора ЭДО по формату, установленному Приказом ФНС …
  • Октябрь – 2018: правила для экспортеров скорректированы … форме по ТКС через оператора ЭДО, являющегося российской организацией и соответствующего … форме по ТКС через оператора ЭДО, являющегося российской организацией и соответствующего …
  • Маркировка-2019 … производитель через систему электронного документооборота (ЭДО) передает электронный универсальный передаточный документ … поступают в ИС МОТП через ЭДО.
    Дистрибьютор передает продукцию розничному магазину …
  • Дайджест годовой отчетности за 2019 год … документа;
    по ТКС через оператора ЭДО;
    не позднее чем через 10 …
  • Пояснение убытков при упрощенке: как ответить на требования налоговой? … руки инспектору, почтой, с использованием ЭДО.
    3. Показываете убыток в течение …
  • Скорректированы правила налогового администрирования … ценное письмо, уведомлением;
    квитанцией оператора ЭДО, подтверждающей получение документов.
    Теперь выработанный …
  • Декларация по НДС: отображаем данные по экспериментальному товару … форме по ТКС через оператора ЭДО.
    Уплата исчисленного налога производится равными …
  • «Упрощенец» покупает металлолом: НДС-вопросы … форме по ТКС через оператора ЭДО не позднее 25-го числа …

Источник: //www.audit-it.ru/terms/agreements/edo_elektronnyy_dokumentooborot.html

RECS`2015: нормативное принуждение к электронному документообороту

Понуждение к электронному документообороту

В разговорах о переходе на работу с электронными документами в качестве одной из проблем (причем зачастую — главной) почти всегда называют препятствия со стороны нормативно-законодательных требований. Но, как известно, именно нормативные требования могут являться важным стимулом к более широкому использованию ИТ.

Вспомним хотя бы знаменитый американский закон Сарбейнса — Оксли 2002 года, который формально ужесточил требования только к финансовой отчётности (в том числе к процессу ее подготовки) публичных компаний, но побочным следствием которого стал переход этих организаций к более широкому использованию средств управления корпоративным контентом (ECM). Пример подобного активного влияния российского законодательства на продвижение электронных документов в жизнь предприятий был приведен на сентябрьской конференции RECS’2015 в презентации руководителя отдела поддержки и развития ИС Bauer Media Group Russia Алексея Попова «Проект внедрения ЭДО — ответ среднего бизнеса на рост требований регулятора».

Bauer Media — это один из крупнейших издательских домов в Европе, активно работающий и в России. В нашей стране компания издает 70 периодических изданий ежемесячным тиражом свыше 20 млн. экземпляров, поставляя продукцию 120 оптовым клиентам в более чем 60 регионах России и других стран (несколько сотен отгрузок ежедневно).

Но кроме того компания сотрудничает с десятками других поставщиков печатной продукции, получая от них для распространения их товар и передавая им на распространение свой. Причем взаимодействие с клиентами выполняется с помощью агентской модели (через посредников).

Вся это сложная деловая схема поддерживается соответствующими независимыми контурами документооборота (в первую очередь — счетов-фактур), которые должны работать в синхронном режиме.

Вся эта модель в ее бумажной реализации в целом неплохо работала до 2015 г., но в этом году возникли серьезные проблемы в связи со вступившими в силу изменениями в отчетности по НДС.

Они заключались в серьезном повышении требований к синхронизации данных в финансовой документации у разных участников делового взаимодействия, а также означали необходимость резкого увеличения суммарного объема документооборота.

В том числе перед участниками делового взаимодействия возникла необходимость:

· согласованной доработки учетных систем агента и принципала для регистрации взаимных ссылок счет-фактур;

· создания процедур обмена, загрузки и верификации реестров счетов-фактур;

· протоколирования сложных случаев (исправительные и корректировочные счета-фактуры, различные варианты сторно);

· разработки новых регламентов обмена данными для обеспечения более жестких требований по срокам.

При этом, как подчеркнул Алексей Попов, изучение вариантов решения проблемы показало, что до сих пор остаются открытые, не до конца решенные вопросы:

· отсутствие стандарта доработки учетных систем;

· не проработана методологическая база отражения связанных операций в учете агента и принципала, нет синхронности учета счетов-фактур;

· трудности при отражении корректировочных фактур и их исправлений;

· возрастает цена ошибки — человеческий фактор приобретает особое значение;

· отсутствие ясности с обеспечением роуминга данных.

По мнению докладчика, проблема заключается в том, что практическая реализация новых нормативных требований по налоговой отчетности не должным образом проработан регулятором с методической точки зрения.

В принципе новая схема отчетности вполне нормально работает при наличии синхронного учета (одинаковое количество счетов-фактур) у разных участников взаимодействия.

Но при традиционной бумажной модели обмена документами такой синхронизации достичь очень сложно, особенно при большом числе участников и огромном объеме документов.

В такой ситуации фактически единственным реальным выходом является переход на электронное взаимодействие с контрагентами, что должно повысить скорость ввода документов с одновременным уменьшением ошибок ввода (исключение дублирования ввода), повысить оперативность и качество взаимодействия, перевести архив документов в электронный вид, снизить издержки на поддержку документооборота и расходы на хранение документов.

Как же намерен издательский дом Bauer Media реализовать эту идею? В этом году он начинает пилотный проект по внедрению электронного документооборота с одним из своих крупных и лояльных (готового к внедрению инноваций) контрагентов на примере обмена однотипными документами.

По результатам проекта будет проведена оценка выгод и принято решение о возможности его расширения и тиражирования для работы с другими контрагентами.

Конечно, тут сразу видна проблема роуминга, но Алексей Попов сказал, что их ЭДО-провайдер клятвенно обещал обеспечить такое кросс-взаимодействие.

Источник: //www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=178731

Отказ от заключения договора из-за отсутствие электронного документооборота

Понуждение к электронному документообороту

Можно ли понудить контрагента подписать договор, если он отказывается это сделать, или привлечь его к ответственности. Отказ от заключения договора из-за отсутствие электронного документооборота.

Вопрос: ООО желает заключить договор с компанией по поставке топлива, имеют ли они право не заключить договор на основании, того что мы отказываемся от ЭДО (электронный документооборот)?

Ответ: Да, имеют.

Если стороне, которая не желает заключать договор, необходимо чтобы в рамках сотрудничества применялся электронный документооборот и его не применение создаст для такой стороны сложности, то такая сторона вправе отказаться от сотрудничества с другой стороной, которая отказываться применять электронный документооборот. При этом, как-то заставить заключить договор на невыгодных условиях или условиях, которые будут доставлять неудобства при сотрудничестве нельзя. Такая сторона не несет ответственность за то, что договоренности о заключении договора не достигнуты.

Понуждение к заключению договора запрещено законом (см.ст.421 ГК РФ), стороны свободны в заключении договора. Переговоры – это процесс согласовательный, он не обязательно должен повлечь заключение договора.

Действия сторон на этом этапе нельзя отождествлять с действиями по заключению и исполнению договоров. Факт вступления в переговоры не заменяет оферту, предварительный договор или опцион на заключение договора и поэтому не обязывает сторону к совершению сделки.

Также начало переговоров не ограничивает сторону в ее праве предпочесть другого контрагента.

Материалы Системы Главбух по вашему вопросу: //vip.1gl.ru/#/document/99/9027690/ZA00MF02N6/

Обоснование

Можно ли понудить контрагента подписать договор, если он отказывается это сделать, или привлечь его к ответственности

Как правило, контрагента нельзя понудить заключить договор, и стороны не отвечают за то, что соглашение не достигнуто. Законодатель закрепил этот принцип в пункте 1 статьи 434.1 Гражданского кодекса РФ.

Идентичное правило закреплено и в пункте 1 статьи 2.15 Принципов УНИДРУА: «Сторона… не несет ответственности за то, что соглашение не достигнуто».

Отсутствие такой ответственности вполне логично. Переговоры – это процесс согласовательный, он не обязательно должен повлечь заключение договора. Действия сторон на этом этапе нельзя отождествлять с действиями по заключению и исполнению договоров.

Факт вступления в переговоры не заменяет оферту, предварительный договор или опцион на заключение договора и поэтому не обязывает сторону к совершению сделки.

Также начало переговоров не ограничивает сторону в ее праве предпочесть другого контрагента.

Введение стандарта добросовестного поведения в рамках преддоговорного процесса также не создает обязанности заключить договор.

Поэтому до тех пор, пока сторона не связана обязанностью вести переговоры и (или) заключить договор в силу соглашения или закона, она вправе в любой момент прервать переговорный процесс без объяснения причин.

На это указал и Пленум Верховного суда РФ в абзаце 2 пункта 19 постановления от 24 марта 2016 г. № 7 «О применении судами некоторых положений Гражданского кодекса РФ об ответственности за нарушение обязательств» (далее – Постановление № 7): «…само по себе прекращение переговоров без указания мотивов отказа не свидетельствует о недобросовестности соответствующей стороны».

Обоснование

По общему правилу добросовестность участников гражданских правоотношений и разумность их действий предполагается, пока не доказано иное (п. 5 ст. 10 ГК РФ).

При этом граждане и юридические лица свободны в заключении договора и в проведении переговоров о его заключении. Как правило, их нельзя понудить к его заключению (п. 1 ст. 421 и п. 1 ст. 434.1 ГК РФ).

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг.

Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.

Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Главбух»

Источник: //www.glavbukh.ru/hl/289326-otkaz-ot-zaklyucheniya-dogovora-iz-za-otsutstvie-elektronnogo-dokumentooborota

СтражЗакона
Добавить комментарий