Ведение реестра договоров в организации

Реестр договоров

Ведение реестра договоров в организации

Модуль Документы в программе IT Audit предназначен для ведения реестра договоров с контрагентами и учета трудовых договоров.

Учет и регистрация договоров в журнале договоров IT Audit

Программа IT Audit работает через офисное приложение и Web-интерфейс

Удобный реестр договоров и документов

Программа позволяет организовать удобное ведение реестра договоров, в том числе и по нескольким организациям. Наряду с договорами в программу могут быть внесены и любые документы.

Договоры и документы вносятся несколькими способами:

  • прикрепление готового файла договора (например, скан договора или договор в текстовом файле Word)
  • создание файла договора на основании шаблона договора

Реестр договоров

В списке договоров настраиваются необходимые колонки

Таблица со списком договоров настраивается с учетом необходимых полей:

  • рубрика документа
  • организация, от имени которой заключен договор
  • сторона договора: контрагент, сотрудник организации
  • дата и номер регистрации договора по собственной системе регистрации
  • дата и номер регистрации договора по системе регистрации контрагента
  • сумма договора

Доступные колонки в журнале договоров

Классификация договоров по рубрике

Чтобы быстро отобрать договоры или документы определенного типа, в программе используется столбец рубрика договора. Например, в качестве рубрики документа обычно используют следующие значения:

  • договор поставки
  • договор аренды
  • трудовые договоры
  • приказы о приеме на работу
  • приказы на отпуск

Необходимые рубрики настраиваются в справочнике Рубрики документов.

Рубрики документов

Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit

Проведем online-презентацию через TeamViewer. Ответим на вопросы

Заявка на online-презентацию программы

Порой достаточно 5 минут, чтобы показать “изюминки” программы

Создание договора по шаблону, регистрация договоров

Реестр договоров выгружается в файл Excel

Любые приведенные в реестре договоров данные выгружаются в файл Excel. В программе IT Audit можно сформировать реестр договоров в Excel, содержащий следующие данные:

  • регистрационный номер и дата договора
  • предмет договора
  • дата окончания договора
  • этапы договора, включая просроченные договорные обязательства
  • стороны договора: организация и контрагент
  • стадия документа
  • рубрика документа
  • информация о проекте, в рамках которого выполняется договор
  • информация о времени создания договора и авторе документа

Зарегистрировать договоры и встроить собственные шаблоны

Направить заявку на демо-версию IT Audit

Создать договор в программе реестра договоров просто и удобно

Создание договора на основании шаблонов договоров производится просто и удобно. При создании договора по шаблону будут создан заполненный следующими данными текстовый файл:

  • реквизиты компании и контрагента
  • информация о руководителях организаций в родительном падеже

Пример настройки автозаполняемыми значениями преамбулы договора

Настройте шаблон договора и

программа IT Audit будет формировать договор по шаблону

Поиск в реестре договоров

  • наименование контрагента, с которым заключен договор
  • предмет договора
  • вид и группа договора
  • стадия договора (подготовка, согласование, подписание и т.д.)
  • окончание срока действия договора

Поиск в реестре договоров

  • дата создания и регистрация договора
  • регистрационный номер договора
  • сумма договора
  • участник рабочей группы по договору
  • экземпляр документа: отсутствует, оригинал, копия договора
  • сотрудники, участвующие в подписании договора

Поиск в реестре договоров по рег. данным

  • Настраиваются необходимые рубрики документов и договоров. Рубрики и шаблоны документов
  • Открывается журнал документов и добавляется новый договор. Журнал документов
  • Выбирается организация, от имени которой будет создаваться договор, и контрагент. Выбор для создания контрагента по договору
  • Будет создан документ и открыта карточка документа для дальнейшего заполнения. Карточка договора. Общая информация
  • На вкладке Файлы карточки документа создайте файл документа по шаблону или прикрепите файлы по договору. Документ можно отсканировать и файл документа автоматически появится в программе IT Audit. Карточка документа. Файлы документа
  • При необходимости вносится срок действия договора. Пользователю заблаговременно будет направлено уведомление об окончании действия договора. Карточка документа. Срок действия документа
  • При необходимости по договору могут быть внесены этапы – договорные обязательства. Если обязательство будет просрочено – пользователь получит уведомление в программе и на электронную почту. Договорные обязательства (этапы договора)

Рассчитать стоимость программы. Конкурентная лицензия 3000 руб.

Заказать внедрение документооборота за 1-2 часа

Ответим на вопросы, покажем как реализовать ваши задачи в IT Audit

Источник: https://RegDogovor.ru/register-contract

Образец ведения реестров договоров — Советы юристов

Ведение реестра договоров в организации

Реестр договоров – это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства.

Любое соглашение, после его подписания сторонами, передается их делопроизводителям для дальнейшей регистрации.

В случае, если на предприятии (в организации) нет необходимости в отделе, ведущем делопроизводство, обязанности делопроизводителя выполняет сотрудник, уполномоченный на это руководителем.

После того, как договор поступил на регистрацию, ему присваивается номер, по которому он будет числиться в организации. Существует два варианта присвоения соглашению регистрационного номера:

  • если договор поступил уже пронумерованным, то делопроизводитель организации присваивает ему индивидуальный номер на обратной стороне. В этом случае на обратной стороне также проставляется специальный штамп, а номером соглашения считается ранее присвоенный контрагентом;
  • присвоение сложного номера через дробь. В этом случае номером договора будет считаться очередной номер внутреннего реестра организации.

Унифицированной формы реестра договоров не существует, поэтому каждая организация составляется его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Общими данными, содержащимися в каждом реестре, являются:

  • номер договора по порядку;
  • номер и дата подписания договора;
  • полное наименование контрагента;
  • период действия документа;
  • общая сумма соглашения.
  • Способы ведения реестра также могут разными. Так, реестр ведут с использованием электронных носителей в виде таблицы, в виде специально разработанного программного обеспечения или вручную в специально отведенном журнале.

    blanker.ru

    Реестр договоров — бланк

    Подписание договора руководителем предприятия или лицом, на то уполномоченным, является основанием для передачи данного документа в отдел, осуществляющий делопроизводство по договорам.

    Если же на фирме такой отдел отсутствует, регистрацией договора и присвоением ему соответствующего номера занимается уполномоченный сотрудник.

    Учет подписанных соглашений ведется при помощи реестра договоров – основного инструмента для делопроизводства по договорам.

    Регистрация в реестре происходит одним из следующих способов:

  • Путем присвоения индивидуального номера для договоров, получивших нумерацию при регистрации (при этом делопроизводитель отмечает индивидуальный номер на обратной стороне и ставит специальный штамп);
  • Путем присвоения договору сложного номера (с дробью) – номер является очередным по внутреннему реестру договоров в данной организации.
  • Законодательно не предусматривается единая форма реестра договоров, что позволяет организациям утверждать наиболее удобную для них форму реестра с учетом особенностей деятельности предприятия. Для удобства в реестр включают такие данные о договорах:

  • порядковый номер;
  • регистрационный номер и дата подписания;
  • полная информация о контрагенте;
  • период, на который заключается договор;
  • предмет соглашения;
  • общая сумма.
  • Можно также вести графу «примечания», где найдут отображение такие моменты договора как, к примеру, наличие спецификации к договору или дополнительного соглашения. Не ограничивается и способ ведения реестра договоров – это может быть как заполнение электронной формы, так и стандартный бумажный вариант (журнал). Существуют также и специально разработанные компьютерные программы.

    dogovorum.ru

    Чем отличаются базы

    Разберемся, что такое реестр контрактов, реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

    Первый — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с 44-ФЗ.

    Информация о договорах, которые заключены отдельными видами юридических лиц в результате закупки по ФЗ-223, содержится в реестре договоров.

    Веддется реестр договоров 223 ФЗ и 44 ФЗ на сайте ЕИС.

    Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну. Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

    Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц), а также на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров по 223-ФЗ также вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).

    За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

    Как внести сведения в базу по 44-ФЗ

    Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Войти в нее можно через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.

    Если направляются данные о заключении соглашения, нужно нажать кнопку «Создать информацию о контракте».

    Когда необходимо внести информацию об изменении, исполнении или расторжении, следует найти контракт на вкладке «Исполнение». Далее в выпадающем меню нужно нажать на пункт «Внесение изменений» или «Исполнение (расторжение) контракта» соответственно.

    В обоих случаях отобразится страница для ввода информации.

    Необходимо заполнить все поля веб-формы, отмеченные символом «*», иначе система не позволит сформировать и направить сведения.

    Далее нужно отсканировать необходимые документы, если они оформлены на бумажном носителе, и прикрепить файлы к веб-форме.

    Если документ сформирован в электронном виде (например, по итогам аукциона в электронной форме), нужно прикрепить файл с этим документом.

    Файлы должны иметь распространенные открытые форматы, чтобы их можно было просматривать с помощью общедоступного программного обеспечения.

    Информация и документы должны быть подписаны электронной подписью лица, которое имеет право действовать от имени госзаказчика.

    Образец реестра госконтрактов

    Образец реестра договоров по 44 ФЗ разработать не сложно. Обратите внимание, что правильнее называть его реестром контрактов.

    Как уже говорилось, он ведется в электронном виде на портале «Электронный бюджет». При необходимости в личном кабинете можно сформировать и распечатать список контрактов.

    Для этого нужно нажать на кнопку «Печатная форма реестра контрактов» на любой из вкладок, кроме «Подготовка информации». В форму попадают размещенные данные о контрактах, об изменениях, исполнении или расторжении.

    Данные группируются по принадлежности к уровню бюджета и выводятся в отдельных окнах браузера.

    Предлагаем образец реестра договоров в Excel скачать бесплатно для внутреннего пользования. Его можно использовать для учета соглашений, данные о которых не вносятся в ЕИС.

    Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ

  • 3 рабочих дня с даты заключения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг);
  • 1 рабочий день с даты изменения или расторжения контракта.
  • Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не будет включена в базу.

    Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.

    Для исправления в системе «Электронный бюджет» нужно откорректировать поля с ошибочной информацией, прикрепить правильные документы, затем подписать и направить исправления в систему.

    С 01.07.2018 после даты внесения сведений о контракте — заключении, изменении, расторжении, приемке продукции, исполнении в течение 5 рабочих дней — заказчик формирует информацию и документы и направляет сведения в реестр.

    • проверяет (программно-аппаратными средствами);

    Источник: http://uruh-sovet.ru/obrazec-vedenija-reestrov-dogovorov/

    Как контролировать договорных обязательства с помощью Excel

    Ведение реестра договоров в организации

    Чтобы контролировать обязательства компании перед поставщиками и подрядчиками, составьте реестр, пропишите в нем условия договоров. Скачайте и используйте готовую модель в Excel.

    Образец документа. Шаблон реестра договоров и платежей

    Модель содержит три листа: реестр договоров, реестр платежей по договорам, проверка соответствия их сумм.

    В файле есть макросы, поэтому, как только откроете, над строкой формул увидите предупреждение системы безопасности. Чтобы шаблон работал корректно, разрешите макросам доступ к программе.

    Для этого кликните по кнопке «Параметры», в диалоговом окне поставьте галочку рядом с фразой «Включить это содержимое».

    Как вести реестр договоров с помощью Excel

    На первом листе модели сформируйте реестр договоров, смотрите рисунок 1.

    Данные в реестр вносите вручную сразу после того, как подпишете новый контракт. Заполните все поля таблицы: реквизиты документа  – номер договора , наименование контрагента и работ , сумма оплаты по договору в рублях с НДС.

    Формула в шаблоне проверяет номера договоров, чтобы исключить их дублирование. Если введете номер, который уже существует в реестре, программа автоматически выделит одинаковые ячейки красным цветом. Смотрите также Как автоматически выделить цветом изменения в бюджете с помощью Excel.

    Набор полей в шаблоне – минимальный. При необходимости дополните его важными для компании данными: контактами контрагента, датой заключения договора, ответственным лицом и т. д.

    Образец документа. Регламент договорной работы

    Как вести реестр платежей с помощью Excel

    После того как зарегистрируете новый договор в шаблоне Excel, заполните лист «Реестр платежей», смотрите рисунок 2.

    В первом столбце введите номер договора и нажмите Enter. Вручную укажите дату, когда планируете платеж. Из листа «Реестр договоров» автоматически подтянутся данные для столбцов «Контрагент», «Наименование работ», «Сумма общая». Формула приравняет значение ячейки «Сумма оплаты» к общей сумме по договору.

    Если условия договора предусматривают частичную оплату контрагенту, то внесите в реестр платежей каждый из этапов.

    Для этого выберите следующую свободную ячейку столбца «Номер договора» и продублируйте номер договора, по которому планируете поэтапную оплату. Вручную внесите сумму и дату платежа.

    Проверьте, чтобы в итоге сумма частичных оплат равнялась общей сумме договора. Смотрите также Как исключить ошибки при вводе данных в Excel.

    Чтобы завершить регистрацию платежа в реестре, вручную внесите в столбец «Примечания» важные сведения по договору и контрагенту, например, размер пеней, необходимость отправки копии платежного поручения контрагенту и т. д. Эта информация поможет учесть договорные обязательства, когда будете оплачивать или переносить платеж на более позднюю дату.

    Чтобы быстро найти определенный номер договора, контрагента и другие реквизиты в реестре платежей, используйте выпадающий список в заглавии каждого столбца таблицы. Смотрите также Как отсортировать реестр оплат одновременно по двум критериям с помощью Excel.

    После того как внесете данные, сформируйте реестр оплат на текущий день. Для этого установите фильтр с сегодняшней датой в столбце «Максимальная дата оплаты». Если решили перенести платеж на более поздний период, то новую дату укажите вручную. Смотрите также Как подсветить нужные даты и сроки в отчете с помощью Excel.

    Так, если своевременно регистрировать новые договоры и ежедневно контролировать оплаты платежей, реестр платежей всегда будет содержать актуальную информацию.

    Чтобы быстро отсортировать платежи в зависимости от планируемой даты оплаты, используйте четыре фильтра: оплата в течение 7, 12, 21 и 28 дней. К примеру, если кликнете по кнопке «Оплата в течение 7 дней», в реестре останутся счета, которые необходимо оплатить в течение семи дней от текущей даты.

    С помощью кнопки «Обнулить» можно снять все параметры фильтрации, смотрите рисунок 2. Такой функционал поможет точнее планировать платежи на предстоящий период и оперативно управлять ими с учетом договорных обязательств.

    Образец документа. Положение о формировании реестра платежей на оплату компании

    Как контролировать равенство сумм в реестрах договоров и платежей с помощью Еxcel

    Чтобы в шаблоне реестра договоров и платежей проверить, соответствуют ли суммы из договоров заявкам на оплату, перейдите на лист «Проверка», смотрите рисунок 3.

    Данные по договорам подтягиваются из листа «Реестр договоров», по платежам – из листа «Реестр платежей» и группируются в сводные таблицы, смотрите рисунок 3.

    Чтобы автоматически проверить данные в реестрах договоров и платежей, сначала убедитесь в их актуальности. Для этого перейдите на лист «Проверка» и обновите сводные таблицы – используйте комбинацию клавиш Ctrl + Alt + F5 или команду «Обновить все», смотрите рисунок 4. Обновляйте данные каждый раз после того, как меняете реестр.

    Источник: https://www.fd.ru/recommend/2314-kak-kontrolirovat-ispolnenie-dogovornyh-obyazatelstv-s-pomoshchyu-excel

    Как работать с реестром договоров по 44-ФЗ и 223-ФЗ

    Ведение реестра договоров в организации

    Реестры контрактов и договоров — это базы данных, которые ведет Казначейство. В первом содержатся сведения обо всех контрактах, заключенных в соответствии с 44-ФЗ, во втором — о договорах, заключенных по правилам 223-ФЗ. Подавать эти данные обязаны заказчики. Рассказываем, как это сделать в 2019 году.

    Реестр договоров используется участниками договорного процесса для учета заключенных сделок и является инструментом внутреннего делопроизводства. Любая сделка после подписания регистрируется ответственными лицами. После того как договор поступил на регистрацию, ему присваивается уникальный номер, по которому он будет числиться в организации.

    Стандартной формы реестра договоров нет, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Для простоты многие ведут реестр договоров в excel, бланк скачать можно будет в нашем материале. В реестр договоров по 44-ФЗ, образец которого можно скачать в статье, включается следующая информация (ч. 2, 3 ст. 103 44-ФЗ):

    • наименование заказчика и поставщика;
    • цена контракта;
    • источник финансирования;
    • идентификационный код закупки;
    • способ определения поставщика;
    • дата подведения результатов закупочной процедуры;
    • объект закупки;
    • реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта

    В реестр контрактов по 44-ФЗ можно включать и другие сведения при необходимости. Ведется реестр договоров в excel, образец будет представлен далее.

    Чем отличаются базы в закупках

    Разберемся, что такое реестр контрактов и реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

    Реестр договоров по 44-ФЗ — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с нормами Федеральной контрактной системы. Обратите внимание, что правильнее называть его реестром контрактов.

    В реестр договоров, по нормам закона № 223, включаются сведения о соглашениях, заключенных отдельными видами юридических лиц в результате закупки по нормам ФЗ 223.

    Ведется реестр договоров 223-ФЗ и 44-ФЗ на сайте ЕИС.

    Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну. Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

    Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц), а также на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров — образец по 223-ФЗ также вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).

    За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

    СтражЗакона
    Добавить комментарий