Что такое резерв отпусков в бюджетном учреждении

Инструкции по учету предусмотрен счет для учета резервов предстоящих расходов. Резервы можно создавать разного типа, но Минфин России обязывает учреждения формировать их на оплату отпусков и по претензионным требованиям и искам. Как рассчитать данные резервы учреждения и какими проводками отразить, читайте далее.

Каждый год учреждение планирует свои расходы. Но в деятельности могут возникать непредвиденные обстоятельства.

Например, судебные процессы или отпуска, увольнение сотрудников, расходы на выплату отпускных за накопленные сотрудником дни.

Чтобы знать необходимое количество средств для таких выплат, создайте резерв предстоящих расходов. Это поможет избежать нехватки средств и обосновать дополнительное финансирование для различных непредвиденных выплат.

Счет учета

Резервы предстоящих расходов формируйте на счете 401.60. Сумма на этом счете имеет оценочное значение, поэтому ее нужно скорректировать в сроки, установленные учетной политикой.

В учетной политике также закрепите аналитические коды в счете по видам резервов. Например, для резерва на выплату отпусков – счет 401.61, для резерва на выплату по искам – счет 401.63.

Помните: используйте их только на те затраты, на которые они были созданы.

На заметку: Типовые проводки для казенных учреждений. Резервы предстоящих расходов

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков

Организация планирует сумму на выплату отпускных по графику отпусков. Но количество отпусков может измениться. Сотрудник перенесет отпуск, уволится, или придет новый сотрудник. Поэтому безопаснее создать годовой резерв и определить сумму ежемесячных отчислений в туда. Способы расчета:

1. При небольшой численности работников используйте метод расчета по каждому сотруднику:

Резерв отпусков

=

Количество не использованных сотрудником дней отпуска

×

Средний дневной заработок сотрудника

1. Если в работодателя большая численность, рассчитывайте по формуле:

Резерв отпусков

=

Общее количество неиспользованных дней отпуска

×

Средняя зарплата сотрудников

Сумму страховых взносов рассчитайте путем умножения полученной суммы на 30,2 процента.

Выбранный метод расчета и периодичность отчисления отразите в учетной политике.

Полезный материал в статье

Порядок расчета резервов по отпускам

Скачать

Учет резерва на оплату отпусков

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете отразите следующими проводками:

операции	Бухгалтерская запись	Документальное оформление
Дебет	Кредит
Формирование
на отпускные	КРБ.1.401.20.211КРБ.1.109.ХХ.211	КРБ.1.401.61.211	Бухгалтерская справка (ф. 0504833)
на страховые взносы	КРБ.1.401.20.213КРБ.1.109.ХХ.213	КРБ.1.401.61.213
Использование
Начислены расходы (расчеты по обязательствам), на которые ранее был создан резерв:
– по выплате отпускных	КРБ.1.401.61*.211	КРБ.1.302.11.730	Табель учета рабочего времени (ф. 0504421)
– по выплате страховых взносов на:	КРБ.1.401.61*.213
– социальное страхование	КРБ.1.303.02.730
– страхование от несчастных случаев	КРБ.1.303.06.730
– медицинское страхование	КРБ.1.303.07.730
– пенсионное страхование	КРБ.1.303.10.730

* Счет 401.60 приведен с аналитикой 401.61

X – аналитический код группы синтетического счета объекта учета.

ХХ – соответствующие группа и вид кода синтетического счета.

Типовые проводки для бюджетных учреждений. Резервы предстоящих расходов

Скачать
 

Вас может заинтересовать: Как рассчитать резервы предстоящих расходов в бухучете

Резерв расходов по претензионным требованиям и искам

Учреждение несет дополнительные расходы, если решит оспорить предъявленные к нему штрафы, пени, иски, ущербы, возможны судебные издержки. Также возможно, что госучреждению придется сделать выплаты по судебным решениям в пользу истца. Поэтому Минфин России обязывает учреждения создавать резерв по претензионным требованиям и искам.

Порядок расчета и периодичность пополнения отразите в учетной политике.

Способы расчета:

Резерв по претензионным требованиям

=

Штрафы

+

Пени

Для случаев выплат по компенсациям от причиненного ущерба (в т. ч. по ГПД) и ожидаемым судебным затратам применяйте формулу:

Резерв по претензионным требованиям

=

Ущерб

+

Судебные издержки

Читайте в Системе Госфинансы: Типовые проводки для автономных учреждений. Резервы предстоящих расходов

Резервы по претензионным требованиям и искам в учете

В бюджетном учете казенных учреждений формирование резервов по претензионным требованиям и искам отразите проводками:

операции	Бухгалтерская запись	Первичные документы
Дебет	Кредит
Формирование
Резерв для оплаты обязательств по претензиям, предъявленным в адрес учреждения (в т. ч. оспариваемым в судебном порядке)	КРБ.1.401.20.290	КРБ.1.401.63.290	Бухгалтерская справка (ф. 0504833)
Использование
Начислены расходы (расчеты по обязательствам), на которые ранее был создан резерв:
– при выплате по претензионным требованиям (искам)	КРБ.1.401.63*.290 КРБ.1.302.91.730	КРБ.1.401.63.290 КРБ.1.302.91.730	Бухгалтерская справка (ф. 0504833)
– по оплате других обязательств, в том числе признанных в судебном порядке, за счет резерва, созданного на эти цели	КРБ.1.401.60.2001	КРБ.1.302.ХХ.730КРБ.1.303.ХХ.730

* Счет 401.60 приведен с аналитикой 401.63.

X – аналитический код группы синтетического счета объекта учета.

ХХ – соответствующие группа и вид кода синтетического счета.

1 В разрезе КОСГУ.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102346-uchet-rezervov-predstoyashchih-rashodov

Резервы отпусков в бюджетном учреждении

Журнал «Зарплата в бюджетном учреждении» № 1, Январь 2015

Целесообразность резерва

Изменениями, внесенными в Инструкцию № 157н, введен новый синтетический счет бухгалтерского учета 401 60 «Резервы предстоящих расходов».

Таким образом, на уровне нормативного акта закреплено право государственных и муниципальных учреждений создавать резервы предстоящих расходов, в том числе резервы на оплату отпусков.

В общем случае подобный резерв целесообразно формировать в случае, когда отпуска персоналу в течение календарного года предоставляются неравномерно: например, все или большая часть работников уходят в отпуск в летнее время – с мая по сентябрь.

Вместе с тем при этом могут учитываться и иные факторы, в частности сезонность продаж учреждениями некоторых видов услуг (что обуславливает неравномерность поступления доходов) или специфика деятельности организации (например, в образовательных учреждениях большая часть отпусков приходится на летнее время, что связано с учебным процессом).

Создание резерва позволяет минимизировать расхождения в себестоимости оказываемых услуг (особенно в тех учреждениях, где удельный вес оплаты труда в себестоимости услуг является существенным). Поэтому второе условие, при котором создание резерва на оплату отпусков будет целесообразным, – формирование себестоимости реализуемых работ и услуг.

Создаем резерв

В настоящее время в государственных и муниципальных учреждениях в обязательном порядке формируется только себестоимость работ и услуг, выполняемых и оказываемых в рамках приносящей доход деятельности.

Однако по совокупности изменений, планирующихся к внесению в Инструкцию № 174н (проект приказа выложен на официальном сайте Минфина России), предполагается формирование себестоимости и услуг, оказываемых государственными и муниципальными учреждениями в рамках основной деятельности (по выполнению государственного или муниципального задания).

Таким образом, весьма вероятно, что с 2015 года станет обязательным и формирование себестоимости услуг, оказываемых учреждениями в рамках государственного или муниципального задания.

Непосредственно на размер финансовых потоков образование и использование резерва не влияет: суммы субсидий и доходов от реализации платных услуг поступают в соответствии с условиями соглашений и коммерческих договоров, а расходы на оплату отпусков производятся по фактическим случаям. Поэтому основной целью создания резерва в бухгалтерском учете является обеспечение возможности более качественного анализа показателей промежуточной бухгалтерской отчетности и планирование предстоящих расходов – как до окончания текущего года, так и на плановый период.

Еще одним доводом в пользу создания такого резерва может служить условие о выделении субсидий на выполнение государственного или муниципального задания: если субсидии выделяются в течение года равными долями (ежеквартально или ежемесячно), то в периоды, когда количество отпусков меньше среднегодового, субсидия будет предоставляться в размерах, несколько превышающих фактическую потребность, и это превышение может быть использовано в те периоды, когда количество отпусков максимально (в этом случае создается резерв на оплату отпусков).

В соответствии с пунктом 302.1 Инструкции № 157н порядок создания резервов (виды резервов, методы оценки обязательств, дата признания в учете и т. д.) устанавливается учреждением в рамках учетной политики. › |

Расчет резерва и период его создания

В нормативных документах не говорится, на какой период может создаваться резерв. С точки зрения экономической целесообразности имеет смысл делать это каждый календарный год (хотя бы потому, что график отпусков утверждается также на календарный год, а без него невозможно спланировать использование резерва).

Указанные элементы должны быть подтверждены данными специального расчета (сметы), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов с этих расходов. При этом процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Например, общий фонд зарплаты на очередной год установлен в размере 12 млн руб., предполагаемый размер расходов на оплату отпусков – 1,44 млн руб. Таким образом, процент отчислений в резерв будет равен 12 процентам (1 440 000 руб. / 12 000 000 руб. х 100%), а ежемесячный процент – 1 процент от фонда оплаты труда.

В Инструкции № 157н (с учетом последних изменений) схема бухгалтерского учета операций по созданию и использованию резерва не прописана (определены только общие правила).

Соответствующая корреспонденция счетов установлена проектом изменений в Инструкцию № 174н:

операции	Дебет	Кредит
Начислена сумма резерва на оплату отпусков (отложенных обязательств по оплате отпусков за фактически отработанное время)	109 60 211 «Затраты на заработную плату в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»	401 60 211 «Резервы предстоящих расходов по оплате отпусков»
Начислена сумма резерва на оплату отпусков в части страховых взносов (отложенных обязательств по перечислению страховых взносов)	109 60 213 «Затраты на начисления на выплаты по оплате труда в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»	401 60 213 «Резервы предстоящих расходов»
Начислены отпускные, компенсации за неиспользованный отпуск	401 60 211 «Резервы предстоящих расходов»	302 11 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате труда»

Изменение размера резерва

Как бы точно ни был определен размер резерва, полное соответствие фактических расходов на оплату труда сумме резерва возможно только в том случае, если текучесть кадров в учреждении нулевая, а размер оплаты труда (и, соответственно, размер отпускных) не меняется в течение года.

Поэтому на практике размер резерва подлежит уточнению. Теоретически оно может производиться и в течение календарного (финансового) года. Скажем, по итогам первого полугодия или трех кварталов.

Однако обычно корректировка размера резерва выполняется по результатам инвентаризации резерва, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Учтите: при принятии решения о создании резерва на оплату отпусков необходимо внести изменения и в ту часть учетной политики учреждения, которая регулирует состав и сроки проводимых инвентаризаций. Порядок списания неиспользованного в отчетном году остатка резерва ни Инструкцией № 157н, ни проектом изменений в Инструкцию № 174н не установлен.

Оплата отпуска за счет созданного резерва

По нашему мнению, сумма остатка должна быть присоединена к доходам по соответствующему виду деятельности. Например:

операции	Дебет	Кредит
Отнесен остаток резерва на оплату отпусков работников, занятых в приносящей доход деятельности, к доходам	2 401 60 211 «Резервы предстоящих расходов»	2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»
Отнесен остаток резерва на оплату отпусков работников, занятых в основной деятельности, к доходам › |	4 401 60 211 «Резервы предстоящих расходов»	4 401 10 180 «Прочие доходы»

Также следует учитывать, что часть работников может не использовать отпуск в том году, когда на него возникло право, и, следовательно, часть резерва, предназначенная для осуществления выплат таким работникам, останется неиспользованной.

Хотя отпуск может быть предоставлен в самом начале следующего календарного года.

Учет таких сумм при определении резерва на следующий год, по нашему мнению, неправомерен, поскольку резерв создается за счет себестоимости работ или услуг и должен быть учтен при налогообложении того отчетного периода, в течение которого возникло право на отпуск.

Поэтому учреждение должно иметь право переносить часть сформированного резерва на следующий год (разумеется, при условии что переносимая сумма будет подтверждена соответствующими расчетами). То есть при определенных условиях в начале года в учреждении могут существовать два резерва: переходящий остаток прошлого года и сумма резерва, создаваемого в новом году.

Нюансы налогообложения

Резерв на оплату отпусков может быть сформирован и в налоговом учете. Порядок его создания и использования регулируется нормами статьи 324.1 Налогового кодекса РФ. Причем резерв для целей налогообложения формируется независимо от того, имеется ли аналогичный резерв в бухучете. То есть резерв на оплату отпусков для целей обложения налогом на прибыль мог быть создан и в 2014 году.

Так как под налогообложение подпадают только суммы дохода по приносящей доход деятельности, создание резерва на оплату отпусков для целей налогообложения имеет смысл, по нашему мнению, только в отношении тех работников, которые получают оплату труда за счет собственных средств учреждения.

Порядок налогового учета такого резерва аналогичен порядку бухучета резерва, созданного для целей бухгалтерского учета. Поэтому данные бухучета, как правило, могут быть перенесены в регистры налогового учета без дополнительных уточнений и корректировок.

Особенность создания резерва для целей налогообложения – требование об обязательном составлении специального расчета (сметы), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв (абз. 2 п. 1 ст. 324.1 Налогового кодекса РФ).

Процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда. В соответствии с пунктом 3 статьи 324.1 Налогового кодекса РФ на конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию указанного резерва. › |

Источник: https://bookerlife.ru/rezervy-otpuskov-v-bjudzhetnom-uchrezhdenii/

Резервы предстоящих расходов в бухгалтерском учете учреждения

Объекты и схемы учета материалов, основных средств или расчетов с контрагентами прозрачны, потому что близки к реалиям жизни. Но когда бухгалтер начинает работать с будущими периодами, предстоящими расходами, иллюзорность объектов и событий вносит путаницу. Такие участки учета требуют особого внимания.

Данное понятие впервые появилось в Инструкции № 157н от 01.12.2010 и описывает суммы, для которых нельзя определить величину или время исполнения.

Это слабо прогнозируемые статьи расходов, тем не менее их нужно каким-то образом относить на финансовый результат учреждения.

Резервы предстоящих расходов и платежей формируются именно для того, чтобы равномерно распределять такие суммы в течение года. Подход к их учету особый и не всегда понятный даже опытным бухгалтерам.

Инструкция № 157н не обязывает учреждения закладывать такие расходы на будущее, но, учитывая рекомендации Минфина России (письмо № 02-07-07/28998 от 20.05.2015) формировать резервы все-таки стоит для некоторых видов затрат:

• штрафных санкций/пеней/компенсаций;
• выплат за предстоящие отпуска по фактически отработанному времени;
• компенсаций за неиспользованные работниками отпуска, в том числе суммы за социальное страхование;
• финансовых обязательств, которые могут возникнуть в силу реструктуризации или ликвидации учреждения;
• резервы на гарантийное обслуживание;
• иных обязательств, для которых нельзя установить точную сумму и/или время исполнения.

Суммы отпускных и компенсаций — самый наглядный и распространенный вид предстоящих расходов. Подробные разъяснения по ним дал Минфин России в том же письме № 02-07-07/28998.

В каждом учреждении может быть свой перечень предстоящих расходов. Важно, чтобы он был зафикисрован в учетной политике с указанием вида резерва, даты его создания, периодичности расчета (раз в месяц, квартал или год) и пр.

Резерв предстоящих расходов vs расходы будущих периодов

Несмотря на то что оба понятия определяют суммы, которые будут потрачены в будущем, существует определенная разница в содержании и учете этих расходов.

В отличие от резервов, расходы будущих периодов — это уже начисленные учреждением суммы. Размер этих затрат определен, они относятся к одному или нескольким периодам в будущем и в бухгалтерском учете признаются согласно датам

В бухгалтерском учете доходы такого типа отражаются на счете 0 401 40 000 (п. 301 Инструкции № 157н от 01.12.2010). Когда наступает период, к которому относятся ранее учтенные доходы, суммы переходят на текущие доходы учреждения.

Резервы предстоящих доходов и платежей отличаются прежде всего тем, что нельзя точно спрогнозировать величину и/или время исполнения: будут ли они потрачены полностью, во II или в III квартале и пр.

Учет резервов предстоящих расходов

Резервы предстоящих расходов и платежей зачисляются на отдельный счет 0 401 60 000 (п. 302 Инструкции № 157н). Анализ потраченных средств по этому счету позволяет учреждению определять резервные суммы, чтобы покрыть отложенные обязательства.

Минфин России в письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 «О порядке отражения в учете операций с отложенными обязательствами» рекомендует учреждениям детализировать счет и в приложении № 1 приводит пример такой детализации.

Рис. 1. Рабочий план счетов

Учреждение может разработать собственную детализацию расходных статей, но ее также следует утвердить в учетной политике учреждения.

Чтобы в бухгалтерском учете правильно отразить операции по счету, надо опираться на положения инструкции, соответствующей типу учреждения:

— для казенных — Инструкция № 162н от 06.12.2010;

— для бюджетных — Инструкция № 174н от 16.12.2010;

— для автономных — Инструкция № 183н от 23.12.2010.

Рис. 2. Основные операции, используемые для учета

Счет 401 60 требует равномерно относить расходы на финансовый результат. С учетом трудозатрат учреждение может установить удобную для него периодичность — раз в месяц или реже.

Учреждение вправе менять или списывать суммы резервов. Их корректировка проводится с опорой на результаты инвентаризации в порядке, утвержденном учетной политикой. Изменяется сумма резерва той же операцией, что используется при формировании, но методом «красное сторно».

Резерв можно потратить только на те цели и обязательства, для которых он и был сформирован. Если резерв не был израсходован в отчетном году, остаток надо скорректировать и перенести на следующий год на ту же статью расходов. Если такого же вида затрат учреждение не планирует, резервная сумма должна быть скорректирована.

Пример. МАУ «Петровская районная школа искусств» на 30 июня 2017 года начислило резервы предстоящих расходов на отпускные выплаты — 400 000 рублей и уплату страховых взносов — 120 000 рублей. Резервы были сформированы из средств, полученных от коммерческой деятельности.

В августе 2017 года пять сотрудников отправились в отпуск. Бухгалтерия начислила им отпускные в сумме 90 000 рублей, сумма страховых взносов составила 27 000 рублей.

Данные операции будут выглядеть так:

операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражены затраты по формированию резерва расходов на отпускные выплаты	2 109 61 211 2 109 60 213	2 401 61 211 2 401 61 213	400 000 120 000
Отражены обязательльства по формированию резервов на отпускные выплаты сотрудникам и страховым взносам	2 506 90 211 2 50690 213	2 502 99 211 2 502 99 213	400 000 120 000
Начислены отпускные	2 401 61 211	2 302 11 000	90 000
Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды	2 401 61 213	2 303 02 000 2 303 06 000 2 303 07 0002 303 10 000	27 000
Приняты обязательства по отпускным выплатам текущего года	2 506 10 211 2 506 10 213	2 502 99 211 2 502 11 213	90 000 27 000
Уменьшено отложенное обязательство по отпускным выплатам методом «красное сторно»	2 506 90 211 2 506 90 213	2 502 99 211 2 502 99 213	(90 000) (70 000)

Несмотря на очевидную пользу, резервы предстоящих расходов — достаточно трудоемкий участок учета. Хорошим подспорьем для бухгалтера будет автоматизация этих процессов. Современные учетные программы позволяют отслеживать суммы резервов, корректно разносить их по счетам и учитывать при подготовке отчетности.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1629

Как рассчитать резерв отпусков на 2019 год

Резерв по отпускам — это аккумулированные средства, которые предназначены на оплату будущих отпусков работников. Резерв должны создавать многие организации. В статье рассмотрим, кто обязан формировать такое обязательство, опишем, как рассчитать резерв отпусков, каковы особенности формирования и учета в бухгалтерском и налоговом учете.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Резерв отпусков является оценочным обязательством и обязанность его создания предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное Приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н.

Создавать его обязаны все компании, за исключением тех, у кого есть право вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлен Законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:

• субъектов малого предпринимательства;
• некоммерческих организаций;
• участников проекта «Сколково».

Все остальные компании обязаны создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Правила его формирования организация определяет самостоятельно и прописывает в своей учетной политике.

При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства.

Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков, проводки:

Операция Дебет Кредит

Зарезервированы денежные средства на будущую оплату отпусков	20, 25, 26, 44	96
Начислены отпускные	96	70
Выплачены начисленные суммы	70	51, 50

Методики создания резерва в бухучете

Согласно пункту 15 ПБУ 8/2010, создать оценочное обязательство необходимо как минимум один раз в год по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).

В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которая будет выплачена в будущем году, одной проводкой. Например, можно взять объем отпускных выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.

Такой принцип формирования является наиболее простым с точки зрения учета, но некорректен с точки зрения признания расходов. Ведь на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам. Они могут быть уволены, компания может набрать новых сотрудников и оценка окажется неверной.

Более правильным является равномерное признание расходов на формирование резерва в течение всего года.

Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неотгулянных отпусков по состоянию на 31 декабря, а также ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм.

Как вариант, можно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:

• ежемесячно (разделив на 12);
• ежеквартально (разделив на 4).

Начисление резерва на оплату отпусков в налоговом учете

В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о его формировании. В этом случае также в расходах учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.

Порядок создания прописан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:

• сам факт принятия решения;
• способ резервирования;
• предельное отчисление на текущий налоговый период;
• процент отчисления.

Процент отчисления рассчитайте по формуле:

Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:

На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:

1. Определяется количество неотгулянных дней отдыха по каждому сотруднику.
2. Определяется прогнозное значение сумм отпускных исходя из среднего заработка.
3. Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.
4. Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
5. Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.

Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит прописать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.

Минфин в 2012 году в Письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию за неиспользованный отпуск нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления.

Данная позиция является спорной, поскольку суммы отпускных, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства.

Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.

Резерв на оплату отпусков. Пример расчета резерва отпусков

Резерв на оплату отпусков делает отчетность организации более информативной, поскольку позволяет пользователям отчетности получить наиболее полное представление об обязательствах компании. В статье – методика и пример расчета резерва на оплату отпусков.

Используйте пошаговые руководства:

Резерв – это запас, который организация создает заранее, зная о  том, что в будущем ей предстоят определенные расходы. Резервы бывают различных видов – в зависимости от цели, с которой они создаются.

Если финансовый запас создается для того, чтобы покрыть возможную потерю экономических выгод от обесценения неких активов, которыми владеет компания, то такой запас относится к группе оценочных резервов.

Так, например, если существует вероятность того, что покупатель не вернет дебиторскую задолженность, создается резерв по сомнительным долгам.

Вероятность снижения курса валют, или стоимости ценных бумаг мотивирует компании на создание резерва под обесценение финансовых вложений.

А вероятность обесценивания материалов является причиной начисления  резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Основная функция оценочных резервов – покрытие возможных рисков.

Если же финансовый запас создается с целью покрытия обязательств, которые с большой долей вероятности возникнут у компании в будущем, то такой резерв относится к группе оценочных обязательств.

Так, оценочное обязательство может быть сформировано для обеспечения затрат по гарантийному обслуживанию реализованных изделий. При планировании ремонта основных средств предприятие также может заранее выделить средства, которые в будущем могут быть потрачены на проведение ремонтных работ и создать оценочное обязательство.

Также любая компания выполняет ряд регламентированных законодательством обязательств перед своим персоналом. Например, каждому сотруднику компании полагается оплачиваемый отпуск.

Как рассчитать резерв отпусков в бухгалтерском учете

Согласно ПБУ 8/2010 начисление резерва (оценочного обязательства) на оплату предстоящих отпусков является обязательным практически для всех организаций. Формировать резерв по отпускам в бухгалтерском учете можно как ежемесячно, так и ежеквартально, или единовременно – на конец года.

В случае, если резерв начисляется на конец года, компании, как правило, ориентируются на сумму отпускных и страховых взносов, потраченных в текущем году. Такой способ является наименее трудозатратным, но при этом точность его относительно невелика. Ведь некоторые работники ходят в отпуска неравномерно, перенося неотгуленные дни на будущие периоды.

Кроме того и численность работников также может меняться из года в год (см. также положение об оплате труда работников).

Наиболее точным является метод, при котором начисление резерва на оплату отпусков производится ежемесячно. Для того чтобы воспользоваться этим методом, необходимо сначала определить значение средней дневной заработной платы по предприятию. Оно рассчитывается по следующей формуле:

CрДнЗарп = ЗарпОрг /  12  / 29,3 / ϕ,

Где CрДнЗарп – среднедневная зарплата по организации;

ЗарпОрг – заработная плата, начисленная всем работником за весь год, предшествующий отчетной дате;

ϕ – количество работников в организации.

Далее с помощью приведенной ниже формулы определяется непосредственно сумма оценочного обязательства:

Res= СрДнЗарп * (1 + ВзнСов) * Ω,

где Res – резерв на оплату отпусков;

CрДнЗарп – среднедневная зарплата по организации;

Ω – количество неотгулянных дней отпуска суммарно по всем работникам;

ВзнСов – так называемый совокупный тариф страховых взносов, который представляет собой сумму тарифов всех взносов.

Отметим, что даже если расчет резерва  на оплату отпусков производится ежемесячно, результат все равно является приблизительным, поскольку точно предсказать, сколько сотрудников и на сколько дней в следующем месяце пойдет в отпуск, практически невозможно. Если начисленного резерва недостаточно, отпускные начисляются по стандартной схеме – в дебет зарплатных счетов.

Может возникнуть вопрос, как оформить резерв на оплату отпусков. Расчет резерва надо оформить первичным документом, форму которого можно разработать самостоятельно. И приложить подтверждающие документы – расчетные ведомости, данные о количестве неиспользованных отпусков и другие сведения.

Пример 1

Таблица 1. Исходные данные для расчета

Показатель	Значение
Количество сотрудников, человек	14
Количество неиспользованных дней отпуска	54
Совокупный тариф страховых взносов	0,305
Суммарная заработная плата за 12 месяцев, руб.	5 670 000

СрДнЗар = 5 670 000 / 12 / 29,3 / 14 = 1151,88 руб.

Res = 1 151,88 * (1 + 0,305) * 54 = 81 172,98 руб.

Пример 2

Таблица 2. Исходные данные для расчета

Показатель	Значение
Количество сотрудников, человек	134
Количество неиспользованных дней отпуска, дней	94
Совокупный тариф страховых взносов	0,302
Суммарная заработная плата за 12 месяцев, руб.	73 456 500

СрДнЗар=73 456 500 / 12 /29,3 / 134 = 1559,11 руб.

Res = 1 559,11 * (1 + 0,302) * 94= 190 816,35 руб.

Резерв по отпускам: бухгалтерские проводки и отчетность

Для формирования резерва по отпускам в бухгалтерском учете используется счет 96 – резервы предстоящих расходов. Кредит счета 96 корреспондирует с дебетом счетов 20, 23, 26, 44, 08 – в зависимости от функций подразделения, к которому относится сотрудник.

Чтобы грамотно отразить суммы резерва предстоящих расходов на оплату отпусков по всем подразделениям предприятия, необходимо предварительно рассчитать резерв по каждому подразделению.

Например, если в одной группе сотрудники выполняют обязанности продавцов, а другая группа производит капитальный ремонт торгового зала, для формирования резерва на оплату отпусков должны быть сформированы две проводки:

Дт 44 Кт 96 – для продавцов и Дт 08 Кт 96 – для сотрудников, которые производят ремонтные работы.

Далее при каждом фактическом начислении отпускных сумма резерва уменьшается:

Дт 96 Кт 70,

Дт 96 Кт 69.

Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском балансе отображается по строке 1540 – «Оценочные обязательства». Что же касается отчета о финансовых результатах, то резервы включаются  в состав прочих расходов.

Пример 3

Предположим, что в ателье «Бланш» резерв на оплату отпусков был начислен 31 декабря 2016 года.

При этом часть резерва в сумме 56 500 руб. была сформирована для закройщицы М.Ф. Савельевой и швеи М.А. Латыниной, а другая часть – 24672 руб. – для директора ателье В. Н. Руднева.

15 января 2017 закройщице М.Ф. Савельевой были начислены  отпускные в размере 17357 руб. Страховые взносы составили: 17357 * 0,305 = 5294 руб.

Отразим хозяйственную ситуацию в бухгалтерском учете.

На 31 декабря 2016 года:

Дт 26 Кт 96 – 24672 руб. – создан резерв  по директору ателье В. Н. Руднева.

Дт 20 Кт 96 – 56500 руб. – созданы резервы по закройщице М.Ф.. Савельевой и швее М.А. Латыниной

На 15 января 2017 года:

Дт 96 Кт 70 – 17357 руб. – начислены отпускные закройщице М.Ф.Савельевой,

Дт 96 Кт 69 – 5294 руб. – начислены страховые взносы.

Пример 4

Предположим, что в корпорации «Девелопмент» часть сотрудников были заняты в проекте по созданию инновационной ERP-системы, часть – оказывала услуги по информационной поддержке клиентов, а оставшиеся сотрудники исполняли роль продавцов в интернет магазине.

Резерв на оплату отпусков в корпорации «Девелопмент» будет начислен следующими проводками:

Дт 08 Кт 96 – для IT-специалистов, участвующих в разработке инновационной ERP-системы;

Дт 26 Кт 96 – для IT-специалистов, занимающихся техподдержкой;

Дт 44 Кт 96 – для продавцов интернет-магазина.

Расчет резерва отпусков в налоговом учете

В налоговом учете резерв создается добровольно, на усмотрение налогоплательщика.

У любой компании есть право принять резерв в состав расходов при расчете налога на прибыль (см., как уменьшить налог на прибыль). Если налогоплательщик принимает решение  воспользоваться этим правом, он должен закрепить это в учетной политике (см. также, пример учетной политики организации на 2018 год).

Правила начисления резерва по отпускам  в налоговом учете регламентируются пунктом 1 статьи 324.1 НК РФ и состоят в следующем:

В начале года рассчитывается так называемый процент отчислений.

Он определяется по формуле:

Отч% = Отп-предп / ФОТ-предп,

где Отч% – прогнозный процент отчислений;

Отп-предп – прогнозная сумма отпускных за год (вместе со страховыми взносами);

ФОТ-предп – прогнозная суммарная заработная плата за год.

Далее на последнее число каждого месяца рассчитывается сумма резерва:

Res = (ЗарпМес + СтрВзнМес) * Отч%,

Где ЗарпМес – суммарная заработная плата сотрудников за отчетный месяц;

СтрВзнМес – общая cумма страховых взносов, начисленных за месяц;

Отч% – процент отчислений.

Создание резерва на оплату отпусков в налоговом учете производится ежемесячно до того момента, пока резерв, начисленный с начала года, не станет равен прогнозному значению затрат на отпускные за год. Как только вышеуказанные значения сравняются, начисление резерва по отпускам необходимо прекратить.

Пример 5

Предположим, что прогнозное значение затрат на оплату отпускных в магазине люстр и светильников «БрайтШайн» составило 1 328 754, а предполагаемые расходы на заработную плату – 16 217 532.

Тогда:

R% = 1328754 / 16217532 = 8,19%

Пример 6

Возьмем за основу предыдущий пример. Предположим, что суммарное значение ФОТ магазина люстр и светильников «БрайтШайн» составила на 31 октября составила 1 273 546 руб., а сумма начисленных страховых взносов – 384 611 руб.

Рассчитаем размер налогового резерва, подлежащего начислению за октябрь:

Res = (1273546 + 384611) * 8,19% = 135803 руб.

Теперь предположим, что если включить данные отчисления в расходы, то общая сумма начисленного резерва с начала года станет равна 1 437 200 руб.

Это значение на 108 446 рублей превосходит предполагаемую величину отпускных.

(1437200 – 1328754 = 108 446)

Поэтому в октябре нужно начислить резерв только на сумму, не превосходящую предполагаемую величину отпускных – то есть на 27 357 руб.

(135803 – 108446 = 27357)

Что же касается ноября и декабря, то в этих месяцах бухгалтеру магазина люстр и светильников «БрайтШайн» начислять резерв уже не нужно, поскольку октябре уже было достигнуто предельное значение.

Пример 7

Предположим, что прогнозное значение затрат на оплату отпускных на стекольном заводе «ГлассКолор» составило 10 140 00, а предполагаемые расходы на заработную плату – 12 311 000.

Тогда:

R% = 1 014 000 / 12 311 000 = 8,23%

Допустим, на 31 ноября 2016 года суммарное значение ФОТ стекольного завода «ГлассКолор» составила 1 371 548 руб., а сумма начисленных страховых взносов – 414 208 руб.

Рассчитаем размер налогового резерва, подлежащего начислению за октябрь:

Res = (1 371 548 + 414 208) * 8,23%= 14 6968 руб.

Теперь предположим, что если включить данные отчисления в расходы, то общая сумма начисленного резерва стекольного завода «ГлассКолор» с начала года станет равна 1124300 руб.

Это значение на 110 300 руб. превосходит предполагаемую величину запланированных отпускных (1124300 – 1014000 = 110300).

Следовательно, в ноябре резерв нужно начислить только на сумму, не превосходящую предполагаемую величину отпускных – то есть на 36668 руб (146968 – 110300=36668).

Что же касается декабря, то в этом месяце бухгалтеру стекольного завода «ГлассКолор» начислять резерв уже не нужно, поскольку ноябре уже было достигнуто предельное значение.

Корректировка резерва на оплату отпусков

В конце каждого года резерв на оплату отпусков подлежит инвентаризации (корректировке). Способ этой корректировки зависит от планов компании в отношении резерва на будущий год.

Если в следующем году компания планирует продолжить создавать резерв в налоговом учете, сумма начисленного резерва анализируется и корректируется таким образом, чтобы  отчисления в резерв стали равны фактическим расходам на выплату отпускных.

Рисунок 1. Как корректировать резерв на оплату отпусков

При этом, согласно правилам Налогового кодекса, положительный результат корректировки включается в состав внереализационных доходов компании. Отрицательное же значение корректировки в свою очередь классифицируются как  расходы на оплату труда.

Если же организацией принято решение в следующем году резерв в налоговом учете  не создавать, корректировка производится по иной схеме:

Рисунок 2. Как корректировать резерв на оплату отпусков, если в следующем году компания не планирует его создавать

Резерв по отпускам как инструмент регулирования налога на прибыль

Анализируя график отпусков практически любой компании, можно заметить, что «интенсивности» отпусков присуща сезонность. Временем года, традиционно вдохновляющим отправиться в путешествие на отдых, является лето.

Резерв, играя роль своеобразного запаса на будущее, позволяет сгладить летний пик затрат на отпускные. Так, благодаря резерву, часть отпускных жаркого июля будут приняты в расходы уже в снежном январе. 

Выводы

Формирование резерва на оплату отпусков сотрудников в бухгалтерском учете является не только обязательным, но и целесообразным.

Резерв делает отчетность организации более реалистичной, поскольку за счет него пользователи могут увидеть прибыль, очищенную от средств, которые по сути являются запасом и не подлежат расходованию.

 С точки зрения налога на прибыль резерв на оплату отпусков также является полезным инструментом, поскольку позволяет исключить сезонные колебания и распределить расходы более равномерно.

Не нашли ответа на свой вопрос? Спросите экспертов «Системы Финансовый директор»

Источник: https://www.fd.ru/articles/158989-rezerv-na-oplatu-otpuskov-17-m12