В Трудовой нет записи о приёме на работу

Договор найма на работу без трудовой книжки — это контракт, который может быть оформлен без внесения соответствующей записи. Насколько законны такие действия работодателя? Разберемся, в каких случаях работника могут принять в штат без записи в трудовой книжке, а когда это является нарушением законодательства.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Трудовая книжка является основным документом работника, в котором есть сведения о стаже, компаниях, в которых работал гражданин, должностях, наградах и так далее.

При оформлении работника заключается соответствующее соглашение, регулирующее правоотношения, возникшие между сотрудником и работодателем. Несмотря на обязательность ведения этих документов, в существующем законодательстве предусмотрены некоторые исключения.

Основным является возможность выполнять работу не по трудовому, а по договору гражданско-правового характера. Но есть и случаи, когда можно заключить трудовой договор без записи в книжку.

Отличия трудового договора от договора ГПХ

И трудовой контракт, и ГПХ заключаются в целях оформления отношений по выполнению гражданином для предприятия какой-либо работы, однако в первом случае возникают особые рабочие взаимоотношения, которые не регулируются Гражданским кодексом. Отличия двух видов соглашений состоят в следующем:

• по ГПХ выполняется определенная работа, задание, тогда как по трудовому сотрудник осуществляет трудовую функцию, занимает должность в компании;
• в трудовых взаимоотношениях гражданин обязан выполнять правила внутреннего распорядка, иные локальные нормативные акты, а также приказы и распоряжения руководства. При заключении договора ГПХ действует принцип равенства сторон;
• работодатель имеет определенные обязательства в трудовых взаимоотношениях: выплата заработной платы работнику не реже чем два раза в месяц, уплата взносов, организация труда и безопасности, аттестация рабочих мест и т. д. Отношения сторон в ГПХ-соглашении регулируются только соглашением сторон и законом, внутренние правовые документы на них не распространяются, выплата вознаграждения может осуществляться в любом, не противоречащем закону порядке, о котором договорились стороны; взносы на страхование не производятся.

Договор ГПХ надо отличать от срочного трудового контракта.

Чаще всего рабочие отношения оформляются на бессрочной основе, срочный контракт заключается только в том случае, если нельзя заключить бессрочный.

Отличие срочных контрактов от ГПХ производится по признаку постоянства возложенных на сотрудника функций: соглашение ГПХ заключается не просто на определенный срок, а для выполнения конкретной задачи.

Приведем таблицу предпочтительных формулировок.

Трудовой договор	Договор ГПХ
Названия сторон: работник — работодатель	Названия сторон: заказчик — исполнитель
Указание должностей по штатному расписанию, указание функции, например юрисконсульт	Указание на конкретную работу, например оформление искового заявления
Указание на постоянный характер, например ссылка на должностные инструкции	Указание количественных показателей, например составление двух исковых заявлений
Ссылка на ПВТР, обязательные для соблюдения	Отсутствие ссылки на правила или иные локальные нормативные акты
Указание на местонахождение рабочего места	Рабочее место гражданину не предоставляется
Материально-техническое обеспечение, СИЗ предоставляются работодателем	Используются собственные материалы, техника, СИЗ
Выплата заработной платы не реже чем 2 раза в месяц	Выплата вознаграждения осуществляется в соответствии с договоренностью сторон в контракте (желательно, чтобы график не совпадал по датам с графиком выплаты зарплаты на предприятии)
Допускается привлечение в сверхурочным работам или направление в командировку	Фразы о сверхурочных работах и командировках недопустимы, это элемент трудовых взаимоотношений

Работа по трудовому договору без трудовой книжки

Минусов работы без книжки гораздо больше, чем плюсов. Однозначным плюсом для работодателя можно считать практически полное отсутствие формальностей и бюрократических сложностей.

Гражданин получает относительную свободу при исполнении задания, в том числе отсутствие включения в иерархическую систему предприятия.

При оформлении соглашения ГПХ гораздо проще прекратить взаимоотношения, что можно отнести и к плюсам, и к минусам, в зависимости от ситуации (хотя и тут нужно соблюдать осторожность и выполнять требования ст. 310 ГК РФ).

Минусы отсутствия трудовой книжки по договору ГПХ:

• не оплачиваются отпуска и больничные, отпуск вообще не предусмотрен, это элемент трудовых взаимоотношений;
• взносы на страхование не отчисляются, вследствие чего гарантии работника снижаются;
• отсутствие поощрительных и компенсационных выплат, в том числе премий;
• отсутствие ответственности работодателя при получении производственных травм (если вред не причинен по вине заказчика).

Некоторые специалисты ошибочно рассматривают различные виды договоров гражданско-правового характера как работу по трудовому контракту без записи в трудовой книжке. Это некорректно, поскольку соглашения такого типа имеют сугубо гражданско-правовой характер. Соответственно, работодатель не должен оформлять книжку. Например, это относится к договорам на оказание услуг или авторского заказа.

Тем не менее, в ТК РФ предусмотрено три случая заключения трудового контракта без записи в трудовую книжку:

• оформление совместительства;
• дистанционная занятость;
• работодатель является физическим лицом.

Работа по совместительству

В соответствии с пунктом 5 статьи 66 ТК РФ (ч. 5 ст. 66 ТК РФ), при принятии на работу в организацию гражданина, который будет выполнять обязанности по совместительству, сведения об этом вносятся в книжку по его желанию.

При этом информацию можно указывать по основному месту занятости. Для этого необходимо предоставить документ, подтверждающий факт совместительства.

Например, заверенная копия приказа о приеме на работу или справка со второго места трудоустройства с указанием реквизитов и других необходимых данных.

Дистанционная занятость

Работа по договору без трудовой книжки, в соответствии с частью 6 статьи 312.2 ТК РФ, возможна при дистанционной занятости, при условии, что сотрудник трудоустраивается впервые (с работодателя снимается обязанность оформить книжку).

Чтобы работодатель мог реализовать эту возможность, подписывается соответствующее соглашение сторон. Оно может быть закреплено на бумаге путем добавления в документ фразы, подтверждающей эту договоренность.

Либо работник составляет заявление с просьбой не заносить сведения о дистанционной работе в документ.

В таком случае, в соответствии с частью 6 статьи 312.2 ТК РФ, основным документом, подтверждающим стаж работника, будет его экземпляр соглашения.

Дополнительным подтверждением могут быть копии приказов о приеме на дистанционную работу и об увольнении, оформленные работодателем. Такой вывод можно сделать из анализа положений ч. 5 ст. 312.1, ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ.

Учет и хранение таких документов работник организует самостоятельно.

Работодатель — физическое лицо

В соответствии с пунктом 3 статьи 66 ТК РФ, физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в книжках работников и оформлять их лицам, нанимаемым впервые. Документом, подтверждающим период занятости у такого работодателя, является договор найма, заключенный в письменной форме (абз. 2 ст. 309 ТК РФ).

Индивидуальные предприниматели не освобождаются от обязанности вносить записи в этот документ в отношении каждого работника. Этот факт подтверждает абзац 1 статьи 309 ТК РФ.

Работодатели — физические лица без статуса индивидуальных предпринимателей также могут заключать трудовые контракты. Такой работодатель не вправе вносить записи в трудовую книжку, а также выдавать новую. Таким образом, доказательством деятельности гражданина в этом случае является только его экземпляр контракта.

При этом работодатель — физическое лицо также обязан производить отчисления в фонды, оформлять страховое свидетельство, если для сотрудника такая работа является первой. Договор может быть заключен как на определенный срок, так и носить бессрочный характер. Такой работодатель обязан, в соответствии со ст.

303 ТК РФ, уведомить органы местного самоуправления и зарегистрировать договор (по месту своего жительства).

Как оформляются трудовые отношения

В трудовом договоре должны быть отражены следующие сведения в отношении сотрудника и работодателя:

• полное имя и место жительства гражданина;
• реквизиты документа, удостоверяющего его личность;
• реквизиты банковского счета для производства оплаты;
• наименование юрлица, Ф.И.О. ИП или гражданина — работодателя;
• имя лица, уполномоченного представлять интересы работодателя;
• адрес работодателя;
• его банковские реквизиты.

Полный перечень можно найти в ст. 57 ТК РФ. Это обычные реквизиты договора, но в этом случае их заполнению надо уделить особое внимание.

Переквалификация договора ГПХ в трудовой в судебном порядке

Нередко по обращению граждан происходит переквалификация договоров. При этом суд, принимая решение о сути договорных отношений, исходя из практики, оценивает следующие условия:

• характер выполняемой работы (разовые задания или определенные должностные обязанности);
• условия труда (наличие или отсутствие рабочего места, обеспечение оборудованием и материалами, соблюдение охраны труда);
• порядок выплаты вознаграждения (даты и периодичность);
• формулировки обязанностей (по Правилам трудового распорядка или нет);
• наличие или отсутствие соцгарантий сотруднику (оплата больничного листа и т. д.).

Ответственность работодателя за трудовой договор без трудовой книжки

В статье перечислены три случая, когда законодательно закреплена возможность заключить договор найма на работу без книжки. В остальных случаях работодатель должен обеспечить наличие записи в книжке.

Уклонение от этой обязанности преследуется законом и грозит вполне определенными последствиями для работодателя. Этот тезис закреплен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В связи с этим статья 5.

27 КоАП РФ предусматривает штрафы за такое правонарушение в размере от 1000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение может повлечь штраф в размере от 10 000 до 70 000 рублей, а также дисквалификацию руководителя.

Причем выплата штрафа не освобождает от гражданско-правовой ответственности перед работником: обязательства по надлежащему оформлению отношений, выплата различных компенсаций за период взаимоотношений и т. д.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Нередко наниматели скрывают под соглашениями гражданско-правового характера отношения, подпадающие под действие ТК РФ. Например, заключая договоры авторского заказа или на выполнение каких-либо услуг. Такие нарушения могут быть выявлены посредством проверки или вследствие жалобы, полученной от сотрудников. Проверяющие ориентируются на суть сложившихся правоотношений.

Часто подобные дела доходят до суда и решаются не в пользу нанимателя. Такой вариант исхода типичен, когда проверяющие приходят к выводу, что сложившиеся правоотношения между заказчиком и физическим лицом имеют постоянный характер и подпадают под действие ТК РФ.

Поскольку при осуществлении работы по соглашению ГПХ сотрудник считается социально не защищенным, суд становится на его сторону. В частности, сотрудник не имеет права на оплачиваемый отпуск и больничный.

У нанимателя отсутствует ответственность за возмещение ущерба при получении производственной травмы, а беременным не оплачивается декретный отпуск. Кроме того, контракт может быть расторгнут в любое время. При этом сотрудник не получает уведомление об этом заранее.

Поэтому следует заранее позаботиться о правильном оформлении сотрудников, чтобы избежать административной ответственности и ущемления прав трудящихся.

Статья подготовлена совместно с Объединенной Консалтинговой Группой.

Договор с дистанционным работником

Источник: https://ppt.ru/art/rabota/bez-trudovoy-knijki

Трудовая книжка: главные правила оформления. Налоги и бухгалтерский у

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. Так говорит ст. 48 КЗоТ.

Действительно, по записям в трудовой книжке исчисляют стаж, в том числе специальный, за период до введения системы персонифицированного учета.

Трудовая книжка подтверждает опыт, квалификацию и право работников на льготы при назначении специальных пенсий, выплат за выслугу лет и т. д.

Давайте подробно рассмотрим общие требования к ведению этого важного документа. Напомним, что они установлены Инструкцией № 58.

Форма трудовой книжки

Действующие на сегодняшний день формы трудовой книжки и вкладыша к ней утверждены постановлением № 301.

Однако многие работники (старшего поколения) имеют трудовые книжки ранее установленного (до вступления в силу указанного постановления) образца (1938 или 1974 года). Знайте:

трудовые книжки старого образца действительны и обмену не подлежат

Если в трудовой книжке заполнены все страницы и она дополняется вкладышем, то независимо от формы книжки вкладыш используют нового формата. На это указывает п. 3.3 Инструкции № 58.

Как заполнять трудовую книжку

Трудовую книжку нужно заполнять аккуратно! Это важно, иначе придется исправлять ошибки. Причем зачеркивать ранее внесенные неточные или неправильные записи ни в коем случае нельзя (подробнее об этом на с. 21).

Язык. Трудовые книжки заполняют одновременно на украинском и русском языках. Для этого в форме трудовой книжки предусмотрены соответствующие разделы ( п. 2.1 Инструкции № 58).

То есть все записи в документедублируются на двух языках. Так, если вы вписали на первой странице данные о работнике на украинском языке, то на аналогичной странице под номером 33 должны быть записаны такие же данные на русском. То же касается и других страниц и записей.

Хотя, на наш взгляд, если вы сделаете запись на украинском языке и в русскоязычной части трудовой книжки или вообще проигнорируете русскоязычную часть, это не будет нарушением.

Тем более, Минсоцполитики в письме от 21.11.2012 г. № 183/06/186-12, сославшись на ст. 13 Закона № 5029, подчеркнуло, что заполнение трудовой книжки на другом языке, кроме украинского, может осуществляться на основе личного заявления лица, которому принадлежит трудовая книжка.

Цвет чернил. Записи в трудовую книжку вносят исключительно ручкой: шариковой или с пером. То есть никаких тебе пишущих машинок, принтеров и других современных средств вывода информации на бумагу.

Цвет чернил выбирайте любой из трех: синий, черный или фиолетовый ( п. 2.4 Инструкции № 58).

На кого ведут трудовые книжки

Работодатели (предприятия, учреждения, организации всех форм собственности, а также физлица-предприниматели) ведут трудовые книжки на всех работников, которые трудятся у них свыше 5 дней ( ст. 48 КЗоТ, п. 1.1 Инструкции № 58).

Также трудовые книжки ведут на:

— студентов высших и профессионально-технических учебных заведений, которые проходят у работодателя стажировку и больше нигде не работают;

— студентов высших учебных заведений, работающих у работодателя во внеучебное время, для которых это место работы является основным*;

— внештатных работников (т. е. работников, которые занимают на предприятии должности (рабочее место), которых нет в штате (штатном расписании)), при условии, что они подлежат общеобязательному государственному социальному страхованию.

Мы не откроем Америку, если скажем, что

запись о выполнении работы или предоставлении услуг по гражданско-правовому договору в трудовую книжку не вносят

Ведь характер отношений с физлицом по такому договору — не трудовой.

У вас трудится работник по совместительству (внешний совместитель)? Запись в его трудовую книжку вы не вносите, потому что этот документ хранится на основном месте работы совместителя ( п. 1.1 Инструкции № 58).

Правда, по требованию работника вы должны выдать ему справкуо такой работе. И вот уже на основании этой справки запись о работе по совместительству по желанию работника внесет в его трудовую книжку отдельной строкой основной работодатель ( п. 2.

14 Инструкции № 58).

А как быть с внутренним совместителем — вносить ли в его трудовую книжку запись о работе по совместительству? Да, на основании внутренних документов, но опять-таки, если работник хочет иметь такую запись в трудовой.

Итак, резюме: записи в трудовую книжкуработника вносит работодатель по основному месту работы этого работника.

Кто заполняет трудовую книжку

Обычно на предприятиях заводит, заполняет трудовые книжки и ведет их учет специалист отдела кадров. Но иногда эту функцию может выполнять сам руководитель предприятия или другое уполномоченное им лицо.

Впервые трудовую книжку работнику заводит и заполняет работодатель, работа у которого для работника является первым основным местом работы.

Это, кстати, может сделать и работодатель — физлицо-предприниматель (см. письмо Минсоцполитики от 03.12.2015 г. № 492/06/186-15). Он заполняет трудовую книжку работника, в том числе и титульную страницу, по правилам, предусмотренным пп. 2.4, 2.11 и 2.12 Инструкции № 58. Подробнее см. на с. 35.

А если гражданин уже работал ранее? Он должен предъявить новому работодателю уже заведенную ранее трудовую книжку.

Правда, устраиваясь на новую работу, работник может скрыть факт наличия у него этого документа. Мало ли, вдруг его не устраивает название прежней должности. А проверять — правду говорит работник о своем прошлом или нет — новый работодатель не обязан. Так что в этом случае ему остается завести этому работнику новую трудовую книжку.

Какие сведения вносят в трудовую книжку

Узнать, какие сведения работодатель вписывает в трудовую книжку работника, вам поможет схема (см. рисунок на с. 5).

Важно! Название работы, профессии или должности, на которую принимают работника, записывают в точном соответствии с наименованием, приведенным в Классификаторе профессий ДК 003:2010.

Какие сведения не вносят в трудовую книжку

В трудовую книжку не вносят сведения о:

— наложенных на работника взысканиях (выговорах) ( п. 2.2 Инструкции № 58);

— премиях, предусмотренных системой заработной платы, или выплатах, носящих регулярный характер ( п. 2.24 Инструкции № 58);

— характере трудового договора, по которому принимается работник, — срочный или бессрочный. О том, что договор носит срочный характер, должно быть указано в приказе о приеме на работу (см. письмо Минтруда от 29.05.2007 г. № 126/13/133-07);

— испытательном сроке;

— пребывании работника в социальном отпуске (в связи с беременностью и родами; для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста);

— пребывании работника в отпуске без сохранения заработной платы, который предоставляется по медицинским показаниям для ухода за ребенком до достижения им 6 (16 (18))-летнего возраста;

— перемещении внутри предприятия на другое место работы, в другое структурное подразделение в той же местности, поручении работы на другом механизме или агрегате в рамках специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором;

— временном переводе работника на другую работу, совмещении им профессий (должностей) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

Процедура и сроки заполнения трудовых книжек

Первым делом работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение) о приеме на работу, переводе на другую работу, поощрении и награждении, увольнении. И уже на основании этого приказа делается запись в трудовую книжку. Происходит это в такие сроки:

— после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу или переводе на другую работу, а также о поощрении и награждении — не позднее недельного срока;

— после издания приказа (распоряжения) об увольнении — в день увольнения.

Внимание! Запись в трудовой книжке должна точно отвечать тексту соответствующего приказа (распоряжения). С каждой подобной записью работника знакомят под подпись в Личной карточке работника типовой формы № П-2* ( п. 2.5 Инструкции № 58).

Основаниями для записей в трудовую книжку служаттакже справки других предприятий и организаций о работе, учебе, службе в ВСУ и т. п. При наличии этих справок дополнительно издавать приказ (распоряжение) не нужно — для внесения записи достаточно данных этих документов.

Например, работник устраивается к вам на работу после окончания службы в ВСУ. В качестве доказательства прохождения службы он предъявил военный билет. В этом случае вы, прежде чем внести в трудовую книжку запись о приеме этого работника на работу, должны заполнить в ней отдельную строку о периоде его службы в ВСУ ( п. 2.19 Инструкции № 58).

Кто обязан приобретать бланки трудовых книжек

Из разделов 6 и 7 Инструкции № 58 следует, что работодатель самостоятельно приобретает бланки трудовых книжек и заполняет их на работников, для которых это место работы является первым.

Стоимость бланка трудовой книжки работодатель взимает с работника ( п. 6.1 Инструкции № 58)

Работник вносит средства за бланк трудовой книжки в кассу работодателя ( п. 7.2 Инструкции № 58).

В то же время вы вполне можете удержать стоимость бланка из зарплаты работника. Так, во-первых, удобнее, а, во-вторых, нет угрозы наказания за продажу трудовой книжки без применения РРО.

Отметим, что как правило, на практике работник самостоятельно покупает бланк книжки и передает его работодателю для надлежащего оформления.

Где должна храниться трудовая книжка

Поскольку трудовую книжкуведет работодатель по основному месту работы работника, она у этого работодателя и хранится ( п. 3 постановления № 301).

Исключение — физлица-предприниматели и физлица, которые используют наемный труд. Они трудовые книжки наемных работников у себя не хранят. В этом случае трудовые книжки хранятся у самих работников ( п. 2.21-1 Инструкции № 58).

Намотайте на ус: возможность выдачи работникам трудовых книжекна руки до момента увольнения не предусмотрена. Но как быть, если такая необходимость все же возникла? Например, трудовая книжка нужна работнику для предоставленияв органы МВД, в Пенсионный фонд и т. п.

В этом случае работодатель должен выдать работнику заверенные выписки из трудовой книжки, как это предусмотрено п. 2.7 Инструкции № 58.

Когда работник увольняется, ему в день увольнения выдают его трудовую книжку, о чем он расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ( п. 4.1 Инструкции № 58).

Трудовая книжка впервые: какие документы нужны

Чтобы работодатель мог завести трудовую книжку гражданину, который устраивается на работу впервые, ему от такого гражданина потребуются ( ст. 24 КЗоТ, п. 1.4 Инструкции № 58):

— паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

— диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке, если он необходим для допуска к выполнению определенной работы.

Военнослужащие, уволенные с военной службы, должны предъявить военный билет, а граждане, освобожденные из мест отбывания уголовного наказания, — справку об освобождении ( п. 1.4 Инструкции № 58).

Новичкам работодатель оформляет трудовую книжкуне позднее 5 дней после принятия на работу ( ч. 3ст. 48 КЗоТ). Если последний день 5-дневного срока приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, то днем окончания срока будет ближайший рабочий день ( ст. 2411 КЗоТ).

Ну вот, с общими правилами заполнения трудовых книжек разобрались. Пора переходить к деталям. Читаем следующую статью!

Источник: https://i.factor.ua/journals/nibu/2017/january/issue-01-02/article-24273.html

Прием сотрудников и оформление трудовой книжки

Прием сотрудников и оформление трудовой книжки09.07.2019

Ваш бизнес растет и развивается? Тогда рано или поздно возникнет потребность в расширении штата сотрудников, ведь предприниматель – это не всемогущий гуру. Он не может охватить несколько сфер одновременно. Особенно, если его бизнес стремительно растет.

Первыми сотрудниками будут продавцы, затем старшие менеджеры, администраторы, руководители отделов, бухгалтеры и даже HR-менеджеры. Поэтому со временем среди них появится тот, с кем придется попрощаться.

Сотрудник может уволиться сам или сделать это можете Вы, в связи с тем, что он просто не рентабелен.

Чтобы не тратить попусту свои нервы и время, мы Вам расскажем о том, как правильно вносить данные в трудовую о приеме и увольнении сотрудников, о поощрениях, присвоении новой категории и переводе на иную должность, о том, как внести исправления. Поскольку информации много и не хочется ничего упустить, мы решили выпустить серию статей на данную тему.

В первой статье из цикла, мы расскажем Вам, как открыть трудовую книжку, кто может это сделать и, самое главное, как принять нового сотрудника и внести запись о приеме.

Первый прототип трудовой книжки появился во Франции в середине 18 века. Естественно, он выглядел иначе, чем сейчас. Это документ, который необходимо было предоставлять новому нанимателю от предыдущего работодателя. Этот порядок был введен для борьбы с бродяжничеством. И, хотя прошло уже три столетия, с тех пор особо ничего не поменялось.

Согласно ст. 48 КЗоТа трудовая книжка – это документ, который является основным источником для подтверждения трудовой деятельности человека. Они ведутся по всем сотрудникам, которые работают у юридического лица или у ФЛ-П, пять и более дней. 

Требования к ведению трудовых книжек регламентирует “Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работниками” № 58 от 29.07.1993 года.

Основные правила ведения “трудовых”:

1. Все данные вносятся на двух языках: государственном и русском. То есть каждая запись должна быть продублирована.
2. Любая информация вписывается только ручкой. Вы можете выбрать шариковую или с пером. Чернила могут быть синими, черными или фиолетовыми.
3. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, работающих свыше пяти дней. Это не относится к лицам, которые работают по гражданско-правовым договорам.

Информация, которую можно внести в трудовую книжку, представлена на Рис. 1.

Рис. 1. Сведения, которые вносят в трудовую книжку

Обратите внимание, что название профессии и должности переписывают строго из Классификатора профессий ДК 003:2010.

Любые записи, должны вноситься в трудовую книжку только после публикации соответствующего приказа, в течении недели. данной записи должно быть идентичным с приказом. При увольнении сотрудника, запись вносится в последний рабочий день.

Все книжки сотрудников хранятся у работодателя. Исключением являются физлица-предприниматели. В таком случае, после внесения необходимых записей в трудовую, она передается на хранение работнику.

Если к Вам пришел сотрудник, для которого данное место работы первое, Вам нужно будет открыть ему трудовую. Для этого понадобятся следующие документы:

• паспорт;
• документ об образовании;
• военный билет (для военнослужащих в отставке).

Бланк трудовой книжки обычно сотрудник приобретает самостоятельно либо его может купить работодатель, а затем удержать его стоимость из зарплаты работника. Здесь никаких принципиальных моментов нет. Все зависит от того, как Вам будет удобней.

Итак, с основными моментами разобрались, теперь давайте рассмотрим более детально, как заполнять графы трудовой, касающиеся данных сотрудника, и внесение записи о приеме. Первое, что мы видим, открыв трудовую, – это титульный лист (Рис. 2). В первую очередь записывают ФИО полностью без каких-либо сокращений.

Эту информацию вносят на основании паспорта так же, как и дату рождения. Затем указывают дату заполнения. Всю информацию подтверждает своей подписью “хозяин” и должностное лицо, ответственное за выдачу трудовой книжки. Последний шаг – печать данного предприятия.

Она ставится аккуратно, не перекрывая собой каких-либо данных.

Рис. 2. Титульный лист. Образец заполнения.

Сама трудовая состоит из 4 разделов:

1. Данные о работе.
2. Данные о награждениях.
3. Данные о поощрениях.
4. Данные о присвоении пенсии.

Первый раздел состоит из четырех граф: № по порядку, дата, информация о приеме на работу и основание. Пример правильного заполнения данного раздела приведен на Рис. 3.

С первыми двумя графами все и так понятно. Нумерация идет сквозная, дата такая же, как и в приказе. Все прописывается арабскими цифрами.

С третьей графой немного все сложнее. Она заполняется в первую очередь. Сначала указывают полное наименование предприятия или физического-лица предпринимателя, как заголовок. Затем на следующей строке вносят данные о названии должности. Не забываем, что должность переписывается из Классификатора профессий.

Четвертая графа так же проста в заполнении. Здесь Вы полностью указываете название документа, на основании которого делается запись, его дату и номер.

Рис. 3. Пример заполнения раздела “Данные о работе”

Обратите внимание, каждая запись должна быть идентична с записью в приказе. Также между записями не должно оставаться пустых строк.

Бывает, что человек очень часто менял место работы и, к тому моменту, когда он приходит к Вам, в его трудовой уже нет свободного места. Такая ситуация решается очень просто. Нужно купить вкладыш к трудовой книжке (Рис. 4). Требования к его заполнению такие же. На титульной странице основной трудовой книжки ставится штампик с надписью “Выдан вкладыш” и прописывается его серия и номер.

Рис. 4. Пример заполнения вкладыша к трудовой книжке.

Давайте представим ситуацию. К Вам пришел “новенький”, а его трудовая чиста, как первый снег. Мы уже писали выше, какие документы Вам понадобятся, если для человека это первая работа.

Итак, для начала нам необходимо внести данные о времени обучения/ военной службе/ времени по уходу за инвалидом 1-ой группы, ребенком инвалидом до 16 лет (в случае предоставления соответствующей справки).

Для этого мы заполняем графы с первой по четвертую и ставим дату такую же, как в нашем приказе о приеме, пишем полное название учебного заведения (либо данные, указанные в военном билете или в предоставленной справке), и, последнее, – на основании какого документа сделана запись.

После этого можно вносить записи о приеме. Как это должно выглядеть на практике, Вы можете посмотреть на Рис. 5. В данном примере также показаны различные варианты оформления трудовых отношений.

Рис. 5. Пример внесения записей в трудовую книжку при оформлении нового работника

Запись о приеме вносят в течении недели после создания распоряжения. Типовая форма распоряжения о приеме сотрудника на работу утверждена приказом № 489. О том, как заполнить первый раздел трудовой, мы рассказали выше.

В данной статье мы рассмотрели все, что касается ведения трудовой книжки и приема сотрудников. В следующей статье мы поговорим о том, как перевести работника на иную должность и записать поощрения. До скорой встречи!

Данная статья носит ознакомительный характер. Компания Торгсофт® НЕ предоставляет услуги по консультации, изготовлению или продаже трудовых книжек

Источник: https://torgsoft.ua/articles/yuridicheskaya-konsultacziya/priem-i-uvolnenie-sotrudnikov/

Как правильно заполнять (оформлять) трудовые книжки: вопросы на сложные вопросы

В Школе бухгалтера прошел открытый вебинар, на котором эксперт Евгения Конюхова подробно рассказала, как правильно заполнять трудовую книжку. Читайте подборку самых интересных вопросов слушателей вебинара.

Отвечает Евгения Конюхова, ведущая вебинара «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении»:

«Печать не ставится после записи о приеме, только после записи об увольнении. Чтобы внести исправления, руководствуйтесь Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Алгоритм действий:

• поставить следующий порядковый номер;
• в графе 2 — дату исправления записи;
• в графе 3 написать «Запись под номером… недействительна. Принят (написать дату приема на работу цифровым способом) в структурное подразделение, должность;
• в графе 4 дать ссылку на приказ о приеме на работу.

Важно: после слов «Запись под номером… недействительна» в графу 3 надо переписать правильный вариант записи о приеме на работу. Дата приема на работу в этой ситуации также вписывается в графу 3».

Скачать ответы на вопросы слушателей вебинара про трудовые книжки.

Вопрос 2. Нужно ли указывать в трудовой книжке адрес обособленного подразделения?

Если сотрудник принимается для работы в обособленное подразделение, то в трудовом договоре достаточно указать название организации и населенный пункт. Работодателем по отношению к сотрудникам будет головная организация. Поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация.

Нужно ли указывать в трудовой книжке адрес обособленного подразделения в соответствии с трудовым договором и, соответственно, делать запись при изменении обособленного подразделения в одной организации? Евгения Конюхова считает, что в этой ситуации необходимо смотреть, что указано в трудовом договоре и приказе о приеме на работу. «Адрес не пишем, а название населенного пункта нужно указать, если оно присутствует в названии обособленного подразделения», — отмечает эксперт.

Вопрос 3. Совместительство стало основной работой. Как оформить в трудовой книжке?

Кадровое делопроизводство

Профпереподготовка в Контур.Школе. Дистанционно

Программа обучения 

Трудовой кодекс не регулирует перевод из совместительства на основное место работы. 

Ситуация. Сотрудник оформлен в другой компании бухгалтером, и это место работы является для него основным. Необходимо оформить перевод его в другую компанию директором, и теперь это будет его основное место работы, а работу бухгалтером оставить по совместительству. Как грамотно оформить записи в трудовой книжке?

Изменения произойдут автоматически? Конечно же, нет. 

Эксперт Евгения Конюхова рассказала, что по этому вопросу есть разные точки зрения, и согласно одной из них оформлять такие изменения нужно через допсоглашения к трудовому договору. Но эксперт категорически не рекомендует придерживаться такой позиции:

«Правильно сначала уволить работника с должности бухгалтера с основного места работы. Следующим днем принять на основное место работы директором. Внести запись о приеме на работу директором. Этим же днем можно оформить документы на прием на работу бухгалтером, но на условиях совместительства (помните про ограничение продолжительности рабочего времени, установленное ст. 284 ТК РФ).

То есть сначала должна быть запись об увольнении с основного места работы, где сотрудник работает бухгалтером, и только потом оформляется прием на работу на основное место работы директором».

Следует помнить о правиле п. 20 Постановления Правительства РФ № 225: запись о работе по совместительству вносится только по желанию работника и только по основному месту работы.

Если работнику захочется, чтобы в трудовую была внесена запись о работе по совместительству бухгалтером, то на основное место работы, где он будет работать директором, нужно будет принести справку или копию приказа о приеме на работу по совместительству бухгалтером.

Вопрос 4. Как оформить вкладыш к трудовой книжке?

Вкладыш оформляется в случае, если графы раздела полностью заполнены. При этом нужно внести новые сведения. На практике чаще встречается ситуация, когда заполненными оказываются листы, включающие сведения о работе. Не вносите данные в другой раздел — такие действия кадровика расцениваются как неправомерные. 

Слушатель вебинара написал о следующей проблеме:

Ситуация. Работодатель при увольнении работника внес несколько записей о работе по совместительству и запись об увольнении в раздел о награждениях, исправив зачеркиванием название данного раздела. Как исправить данную ситуацию и надо ли это делать? Может, новому работодателю просто завести вкладыш и внести запись о приеме уже во вкладыш?

Евгения Конюхова напомнила, что новый работодатель никогда не исправляет ошибки других работодателей. Главное правило исправления записей: исправляет тот, кто допустил нарушение.

Новый работодатель просто вшивает вкладыш, в разделе «Сведения о приеме на работу» пишет в графе 3 название своей организации, проставляет следующий номер в разделе «Сведения о приеме на работу» трудовой книжки. При этом номера в сведениях о награждениях не учитываются.

Вопрос 5. Можно ли иметь две трудовые книжки иностранцам?

При приеме на работу лиц, прибывших из других стран, нередко возникают сложности. Работники редко предоставляют трудовые книжки, заполненные в соответствии с действующими на территории РФ правилами. В случае с гражданами других государств существует два алгоритма действий:

1. Внести записи в имеющуюся трудовую книжку.
2. Завести новую книжку.

Первый вариант подходит, если у иностранного гражданина трудовая книжка на российском или советском бланке. Во втором случае можно иметь две трудовые книжки в порядке исключения. Такое право предоставляется крымчанам и жителям Севастополя (письмо Минтруда от 24.11.2014 № 14-2/В-862).

Работодатель открывает книжку российского образца. С украинского документа можно снять копию, но оригинал работодатель себе не берет, ведет только новую трудовую книжку установленного образца.

Ситуация. У нас работает украинец с видом на жительство в РФ. Трудовая книжка у него украинская. Предыдущие российские работодатели вносили записи в эту трудовую книжку, причем в украинскую часть. Можем ли мы поступить так же? Если открывать новую российскую трудовую книжку, то указывать что-нибудь про предыдущие работы?

Евгению Конюхова прокомментировала эту ситуацию так: «Посмотрите, точно ли это трудовая книжка украинского образца. Если это трудовая книжка 1975 г. двуязычная (советский бланк), то можно продолжать вносить записи. Если трудовая книжка действительно украинского образца, то необходимо завести новую трудовую книжку, признаваемую на территории России действительной.

Информацию о местах работы на Украине в страховом стаже из этой трудовой книжке посчитать можете, а вот записи российских работодателей в такой трудовой книжке в стаже не учитываются.

Нужны будут справки с этих мест работы для включения их в стаж. При оформлении документа российского образца зарубежный экземпляр книжки работодатель не заполняет, сотрудник работает только по одной книжке».

Вопрос 6. Как правильно заполнять титульный лист трудовой книжки?

Правила:

1. Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях: первое трудоустройство и оформление дубликата.
2. Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать: Ф.И.О., дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ), образование и специальность, профессию.
3. Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи со слов работника не делаются. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки.
4. Даты вносятся арабскими цифрами.
5. На титульном листе ничего исправлять нельзя! Совершили ошибку — трудовая книжка становится испорченным бланком, его нужно уничтожить. 

Записи на титульном листе заверяются подписью специалиста, ответственного за трудовые книжки. Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном для этого месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно.

Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Типичные ошибки при заполнении трудовых книжек:

Вебинары для бухгалтеров и кадровиков

Лекции с экспертами-практиками в Контур.Школе

Расписание вебинаров

1. Неправильное внесение Ф.И.О. Такую трудовую книжку работодатель не может принять. По просьбе работника ему может быть оформлена новая трудовая книжка.
2. Не указано образование сотрудника. Иногда внизу подчеркивают одной чертой наличие образования, а графа остается незаполненной. Необходимо словами записать вид образования сотрудника. Обратите внимание: ссылка на документ, на основании которого вносится запись об образовании на развороте обложки, не делается (п. 2.4. Инструкции № 69).
3. Не указаны профессия, специальность. Иногда в разделе указывают не профессию, специальность, а наименование должности работника — это нарушение. При заполнении данного раздела необходимо опираться на документ об образовании.
4. В графе «Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки» проставить одну фамилию недостаточно. Эта графа подразумевает наличие именно личной подписи ответственного лица.
5. На титульном листе нет печати организации, в которой заполняется трудовая книжка.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1664

Прием на работу без трудовой книжки

При оформлении трудоустройства работник может обратиться к нанимателю с просьбой провести оформление без трудовой книжки, либо уклоняться от ее предоставления.

Трудовая книжка – это один из обязательных документов, предоставляемых при устройстве на работу, поэтому работодатель, согласившийся с работником, должен помнить, что это нарушение закона и за такой договоренностью кроется немало подводных камней.

Попробуем разобраться, что влечет за собой для работодателя прием на работу без трудовой книжки, и в каких случаях закон допускает отсутствие этого документа при трудоустройстве?

Наличие трудовой книжки: требования закона

Перечень документов, которые соискатель должен предоставить работодателю, установлен в ст.65 Трудового Кодекса РФ.

В числе прочих (документов, удостоверяющих личность, об образовании, воинском учете, СНИЛС и др.) данная норма устанавливает обязательное наличие трудовой книжки – основного документа о трудовой деятельности.

Как исключение – отсутствие трудовой у работника допустимо только в двух случаях:

• при трудоустройстве в рамках внешнего совместительства;
• при первичном трудоустройстве.

Анализируя положения данной статьи ТК РФ, следует сделать вывод, что прием на работу без трудовой книжки допустим только в определенных случаях и для двух категорий работников.

Собственно, данное требование не распространяется только на еще нигде не работавших лиц и внешних совместителей, у которых документ хранится по основному месту работы, а для сотрудников, устраивающихся как на постоянную, так и на временную (сезонную) основную работу, эта норма не имеет исключений.

Прием на работу без трудовой книжки: оформление трудовой книжки сотруднику, ранее не работавшему

Согласно «Правилам ведения и хранения трудовых книжек», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.

2003 года, на каждого сотрудника, для которого эта работа основная, в отделе кадров предприятия (или иной службе, выполняющей эти функции) должна быть в наличии трудовая книжка.

В связи с этим для лиц, ранее нигде не работавших и трудоустраивающихся на первое место работы, наниматель обязан в течение семи дней завести трудовую книжку.

Бланк выписывается на основании письменного заявления работника, в котором последний должен указать информацию о том, что данное место работы является первым в его трудовой деятельности.

Заявление визируется работодателем, и после оформления трудовой книжки на нем указываются ее реквизиты (серийный и порядковый номер выписанного бланка, дата выдачи), после чего заявление подшивается в личное дело работника.

Правом первичного оформления трудовой книжки наделены работодатели в статусе юридического лица и физического лица-индивидуального предпринимателя. Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не имеют права оформлять, хранить и осуществлять ведение трудовых книжек.

Исключения из правил: когда еще можно принять работника без трудовой

Нормы закона допускают еще один вариант, когда работодатель может принять на работу без трудовой книжки лицо, не являющееся исключением из правил ст. 65 ТК РФ. Таковое возможно в случае, если работник утерял, либо утратил документ вследствие каких-либо непреодолимых обстоятельств.

Как правило, в таких случаях работник обязан немедленно заявить об утере (краже или утрате) книжкисвоему предыдущему работодателю, который в течение 15 дней должен выписать ее дубликат (п. 31 Правил ведения трудовых книжек). При оформлении бланка в обязательном порядке вносится отметка «Дубликат» на его титульной странице (подробнее об оформлении дубликата трудовой мы рассказывали здесь).

Но согласно ст. 65 ТК, работник может обратиться и к своему новому нанимателю с заявлением об оформлении новой трудовой в связи с ее утратой, повреждением и т.п. Для таких ситуаций установлена особая процедура оформления новой трудовой книжки работнику:

• Одновременно с заявлением о приеме на работу, соискатель должен написать отдельное заявление о выписке ему нового бланка трудовой книжки. В качестве основания для оформления бланка указываются причина (утеря, кража и т.п.);
• На основании заявления нового сотрудника работодатель обязан оформить соответствующим образом новую трудовую книжку, о чем уведомить сотрудника под поспись (отметка ставится на заявлении работника, заявление подшивается в его личное дело);
• Бланк новой трудовой книжки предоставляется работодателем, с последующим удержанием его стоимости из заработной платы работника.

Сведения о трудовой деятельности работника за период, предшествующий выписке новой книжки, новый работодатель вносить в бланк не обязан, хотя законом это и не запрещено При наличии подтверждающих документов о предыдущих местах работы эти сведения могут быть внесены в новую трудовую.

Выписанная с соблюдением всех установленных требований новая трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и утраченный работником оригинал.

Ответственность руководителя при приеме без трудовой книжки

За нарушение требований ст.65 ТК РФ и положений «Правил ведения и хранения трудовых книжек», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225от 16.04.2003 г., руководитель несет персональную ответственность, пределы которой установлены ст.5.27 КоАП РФ, а именно:

• должностное лицо или работодатель–ИП могут быть оштрафованы на 1000 – 5000 руб.,
• организация понесет штрафные санкции в размере 30 000 – 50 000 руб.

При повторном нарушении, санкции увеличатся:

• штраф для должностных лиц и ИП вырастет до 10 000 – 20 000 руб., должностным лицам может грозить дисквалификацияот 1 года до 3-х лет,

компания будет оштрафована на 50 000 – 70 000 руб.

Источник: https://spmag.ru/articles/priem-na-rabotu-bez-trudovoy-knizhki